Workplace and Facility Manager

**POLENE**

Fondée en 2016 par trois frères et sœurs, **Polène** crée une collection de maroquinerie qui allie **mínimalisme et exploration créative** pour proposer des formes singulières et signatures obtenues par un **savoir-faire artisanal d’excellence**.

Le cuir, issu exclusivement de **tanneries italiennes et espagnoles certifiées**, est sculpté pour créer des formes organiques, plis, effets de drapés ou tressages.

La confection est confiée aux **artisans d'Ubrique**, ville d'Espagne spécialisée dans la **maroquinerie haut-de-gamme** qui accueille l’intégralité des métiers de production de Polène.

Depuis 2023, Polène développe un nouveau champ d’expression **:le bijou**. Des collections thématiques explorant **la nature, des ondulations du vent aux textures de roche sculptées dans la matière**.
- Notre documentaire “_HORS CHAMP_”_

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L'ENVIRONNEMENT POLENE_**

En tant que **Workplace and Facility Manager **, vous jouerez un rôle central au sein de Polène, directement rattaché.e à la Head of HR.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec trois Responsables Ressources Humaines (RRH), pour assurer que nos équipes travaillent dans les meilleures conditions possibles.

Votre périmètre inclura à la fois** la population au siège : 130 collaborateurs et notre réseau retail d’une centaine de salariés en France et à l’international** (New York, Londres, Tokyo, Séoul )

Votre objectif sera d’accompagner la croissance de Polène en gérant les projets d’Office Management mais également de l’organisation d’évènements internes chaque semaine.

Vos missions seront les suivantes:
**1/ Workplace Management - Concevoir une expérience collaborateur unique et inspirante**

En tant que **Workplace Manager**, vous jouez un rôle essentiel dans la création d'un environnement de travail qui reflète l’esprit et les valeurs de **Polène**. Votre mission consiste à transformer chaque journée de travail en une expérience enrichissante pour nos collaborateurs. Vous devrez:

- ** Développer une vision stratégique de l’expérience collaborateur** en créant et en orchestrant des événements internes tout au long de l'année. Ces événements doivent non seulement renforcer la cohésion d’équipe, mais aussi refléter les attentes et les spécificités de notre population de collaborateurs (âge, localisation, habitudes de vie).
- ** Imaginer des espaces de travail inspirants et fonctionnels** qui soutiennent la créativité et la productivité. En collaboration avec les équipes, vous concevrez des bureaux et des zones communes qui favorisent la collaboration tout en respectant l’identité esthétique de la marque Polène.
- ** Écouter et anticiper les besoins des collaborateurs** : Vous aurez une approche proactive pour recueillir des feedbacks réguliers et adapter en conséquence les espaces et événements. Votre objectif est de faire de chaque collaborateur un ambassadeur enthousiaste de l’environnement de travail Polène.

**2/Facility Management - Assurer la bonne gestion des locaux**

Côté **Facility Manager**, vous serez en charge de maintenir un cadre de travail parfaitement fonctionnel en gérant les prestataires responsables de la maintenance des installations. Vos responsabilités incluront:
**2/1. Services Généraux**:

- ** Gestion des infrastructures**: Superviser la maintenance et l’entretien des locaux, des équipements et des espaces communs (bureaux, salles de réunion, zones de stockage, etc.) en collaboration avec les prestataires externes (maintenance, nettoyage, etc.).
- ** Gestion des équipements**: Veiller à la bonne gestion des équipements de bureau (machines à café, imprimantes, systèmes d’accès, etc.) et assurer leur bon fonctionnement en relation avec les sous-traitants.
- ** Gestion logistique et administrative**: Organiser et coordonner la gestion des fournitures de bureau, des équipements informatiques, ainsi que la gestion des déménagements internes ou externes.
- ** Optimisation des espaces**: Proposer des améliorations pour l’optimisation et l’agencement des espaces de travail afin d’en maximiser l’efficacité et le confort pour les collaborateurs.
- ** Support logistique pour événements**: Organiser la logistique des événements internes (réunions, séminaires, événements d’entreprise) en coordination avec les équipes concernées.

**2/2. Hygiène, Sécurité et Environnement (HSE)**:

- ** Conformité réglementaire**: S’assurer que les locaux et installations respectent toutes les normes de sécurité en vigueur, incluant la sécurité incendie, l’accessibilité et les procédures d’évacuation.
- ** Gestion des risques**: Réaliser des audits réguliers pour identifier les risques liés à la sécurité et à l’environnement de travail, puis mettre en place des actions correctives si nécessaire. (DUERP)
- ** Formation et sensibilisation**: Mettre en place et