Assistante de Direction/assitant de Direction

AUBRILAM est une marque mondialement reconnue pour ses solutions de produits en bois intégrant de l’éclairage, de mobilier urbain ainsi que de mobilier pour les terrasses de restauration (avec un grand nombre de références de projets exceptionnels). L’entreprise est basée à Clermont-Ferrand, avec ses sites de production à Brioude.

Depuis 40 ans, les produits sont conçus et fabriqués en France dans notre atelier spécialisé dans le travail du bois. A ce jour plus de 700 000 produits sont installés à travers le monde.

Publics ou privés, les clients d’AUBRILAM sont présents dans de nombreux secteurs : collectivités, promoteurs immobiliers, foncières, enseignes de restauration, aires d’autoroute, centres de loisirs, enseignes de distribution, et ce partout dans le monde (plus de 50% de notre CA est à l’export).

Aujourd’hui, AUBRILAM est intégré au Groupe Industriel BEGA (fabricant de luminaires pour l’architecture) ce qui nous confère un rôle majeur pour développer des solutions visant à rendre les villes plus belles, plus confortables, intelligentes et au service de l’utilisateur.

**Sous la responsabilité de la Manager Pôle Service et en collaboration avec la direction et les différents services de l’entreprise, vous intervenez en véritable ambassadeur en tant qu’Office Manager F/H dans un contexte international.**

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**Vos missions s’articules autour de 3 rôles principaux**:
1. **Assurer l’accueil et le secrétariat courant de l’entreprise**:

- Accueil physique et téléphonique,
- Organiser les déplacements et réservations (hôtels et transports) des personnes de la société AUBRILAM et BEGA et des clients ;
- Assurer la gestion du courrier le cas échéant ;
- Gérer les fournitures ;
- Aide à la gestion de flotte véhicules (gestion litiges assurances, suivi du kilométrage) ;

**2. Assister la Manager du Pôle Service dans la gestion de son activité**:

- Contrôler les comptes rendus de chantiers envoyés par les maitres d’œuvre par rapport à notre planification (date de chantiers, réserves à lever, documents à envoyer) et alerter le responsable pose en cas de non-conformité.
- Saisir des commandes SAV
- Saisir des commandes d’achat (factures sous-traitants, benne à déchet, gardiennage, visserie (hors référencement), nacelles, lasure )
- Monter des dossiers chantiers (Dossiers d’ouvrage et d’exécution, PPSPS, DST ) ; saisie et vérification
- Modifier et ajuster le planning de chantier sur demande du manager ;
- Ranger et classer les différents documents dans le système (photos de chantiers, fiches de réception, relevés d’heures poseurs )

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**3. Gérer l'organisation d’événements**:
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- Organiser les salons ; (aspect logistique, humain, matériel, coordination des différents services, relationnel avec les interlocuteurs comme les standistes et les organisateurs ) hors aspect stratégique comme la définition des produits et du marketing associé.
- Organiser les évènements entreprise, clients et fournisseurs (commandes traiteur, préparation des salles )
- Bac +2 formation en assistanat de direction ou formation type Assistant(e) de manager ou d’équipe (ou équivalent), avec une expérience confirmée en assistanat de direction partagée.
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook.)
- Rédaction et expression orale claires et concises,
- Anglais courant,
- Réactivité, discrétion, sens de l'organisation et rigueur dans la réalisation des missions, bonne gestion des priorités et des imprévus,
- Culture du service interne, bon relationnel et diplomatie,

**Les conditions du poste**
- Poste à pourvoir dès que possible ;
- Salaire négociable en fonction de votre profil et de votre expérience

**Les bonnes raisons de nous rejoindre**:

- Bénéficier d'un parcours d'intégration et de formation personnalisé vous permettant de découvrir l'entreprise et vos collègues, de bien appréhender vos missions, et de maitriser nos outils et process ;
- L'opportunité d'intégrer une entreprise en fort développement et d'évoluer au sein d'un groupe attentif au développement de chacun ses collaborateurs.
- Télétravailler (1j/semaine)
- Tickets restaurant à hauteur de 8€/jour travaillé (participation de l’entreprise à 50%) ;
- Avantages CSE : chèques vacances et Noël ;
- Mutuelle attractive prise à 100% en charge ;
- Participation en fonction des résultats ;

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