Assistant de Direction

Avec 97 453 habitants au 1er janvier 2021, Nanterre est la sixième ville d'Ile-de-France. C'est aussi un important pôle d'emplois (95 319 salariés), d'équipements et une ville universitaire d’envergure.

La Direction des Ressources Humaines pilote une stratégie ambitieuse de transformation, au service des 2 500 agents de la collectivité. Engagée dans la modernisation de ses pratiques, elle s’organise autour de quatre services:

- Formation - Accompagnement - Mobilité - Emploi
- Gestion administrative du personnel
- Qualité de vie au travail
- Ressources et budget

Vous rejoindrez une DRH en pleine évolution, au cœur des dynamiques de professionnalisation, et de digitalisation des processus.
- Rattaché au directeur des ressources humaines et à sa directrice adjointe, l’assistant de direction est une fonction clé dans le fonctionnement d’une direction des ressources humaines de plus de 70 agents en phase de réorganisation et de montée en puissance
- Ce poste est tenu d’assurer au quotidien la circulation et le traitement de l’information au sein de la direction des ressources humaines et plus particulièrement au sein de son comité de direction et avec le secrétariat de la direction générale, les directions opérationnelles et les organisations syndicales
- Gestion des appels téléphoniques et de l'agenda du Directeur et directrice adjointe
- Organisation et planification des réunions et rendez-vous
- Organisation et participation aux réunions de direction, rédaction et diffusion des comptes-rendus
- Organisation du suivi, du classement et de l'archivage des documents
- Diffusion aux cadres des informations nécessaires au bon fonctionnement de la Direction
- Suivi des congés des managers de la direction

**Instruction et suivi des dossiers spécifiques**:

- Responsable de la cellule Accueil/courrier (2 agents) de la DRH
- Référent(e) courriers au niveau de la direction dans une démarche d’amélioration de la qualité du traitement des réponses aux usagers : suivi administratif des courrier via le logiciel de dématérialisation du courrier, veille au respect des procédures et délais de traitement du courrier de la direction
- Suivi du circuit des dossiers (procédures, délais), en particulier ceux soumis à validation des instances municipales (Conseil Municipal, instances paritaires, )
- Suivi et déclaration des EVP d'astreintes de décision du Directeur
- Référent(e) Archives
- Maîtrise des techniques de secrétariat et d’assistante de direction
- Bonnes connaissances des règles d’expression écrite et orale
- Connaissance de l’environnement territorial (organisation, fonctionnement enjeux) et de la fonction publique territoriale (bases statutaires)
- Connaissances des procédures et fonctionnement des instances paritaires (CST et F3SCT)
- Connaissances du fonctionnement des instances délibératives communales
- Compétences rédactionnelles appréciées (style administratif, orthographe, synthèse ) - Appétences pour la communication numérique
- Qualités d’écoute
- Capacités d’adaptation et organisationnelles
- Sens aigu de l’organisation
- Maîtrise des outils bureautiques exigées
- Discrétion, disponibilité et respect de la confidentialité
- Avoir la possibilité de prendre part aux projets innovants d’une ville en transformation et tenant compte des défis sociaux et écologiques
- Avoir accès à une organisation de travail en faveur de la conciliation d’une vie professionnelle et d’une vie personnelle (droits à RTT, télétravail etc.)
- Travailler au cœur d’une ville dynamique accessible en transports en commun (RER, bus)
- Accéder à une politique RH active source d’évolution professionnelle, de développement des compétences et de reconversion professionnelle
- Profiter d’une politique de rémunération et d’avantages sociaux attractifs : accès au restaurant d’entreprise, participation à la mutuelle, indemnité kilométrique vélo, Comité national d'action sociale, régime indemnitaire etc