Assistant(E) de Direction

**Entity Description**:
Air Liquide Global E&C Solutions is a technology partner of choice for the design, engineering and construction of leading-edge processing facilities and related infrastructures worldwide. We enable our customers to optimize the use of the planet's natural resources in order to provide clean and sustainable energy thanks to our people and their capability to innovate constantly. Through cutting edge innovation applied to our proprietary technology we contribute to the transformation of the energy industry and help to preserve & protect the atmosphere of our planet. Looking back on decades of operational expertise within the world leader in gases for industry, health and the environment, we develop creative, safe, reliable and competitive solutions for our customers, proposing a sustainable worldwide offer of best-in-class plants in a dynamically changing market place.

**How will you CONTRIBUTE and GROW at Air Liquide?
E&C vise à créer de la valeur pour ses clients en étant le garant de l'indépendance technologique du Groupe, un contractant EPC (ingénierie, approvisionnement et construction) de confiance, efficace et compétitif pour l’excellence dans l’exécution de projet, ainsi qu’un vivier de de talents pour E&C et le Groupe. E&C a un rôle important à jouer pour atteindre les engagements ambitieux du Groupe en matière de développement durable, et être en mesure de livrer de nombreux nouveaux projets inédits pour la transition énergétique.

L’assistant(e) de direction est chargé d’assister sur un plan administratif l’ensemble de la direction dans ses différentes missions et d’assurer une bonne communication au sein de la direction, avec les directions des autres départements d’E&C France et avec celles des autres centres de Global E&C et du Groupe Air Liquide.

Vous évoluerez dans un contexte interculturel au sein des équipes et entre les diverses entités en interfaces (Interlocuteurs de nationalités et cultures diverses aussi bien internes qu’externes).

Vous accompagnerez majoritairement une population de cadres dirigeants dans un contexte professionnel international.

Votre enjeu est la détection et l’anticipation des attentes de ces équipes. A ce titre, vos responsabilités seront principalement les suivantes:
Sécurité et Sureté
- Veiller à la traçabilité, la sécurité et la confidentialité des informations et des documents,
- Gérer les droits d’accès aux répertoires réseaux de la Direction

Appui administratif et opérationnel aux collaborateurs du service
- S’assurer de la mise à disposition des moyens nécessaires au bon fonctionnement de l’équipe (ordinateur, comptes informatiques, badge, logiciels, aménagements, fournitures de bureaux )
- Gérer les listes de diffusion et Drives partagés,
- Former tout collaborateur/ dirigeant rejoignant l’équipe sur les nouveaux outils ainsi qu’aux procédures qui les concernent,
- Organisation de réunions et séminaires
- Editer les rapports sur les états des déclarations d’heures et frais de fonctionnement.
- Assurer un support administratif ainsi que le classement, la conservation et l’archivage des documents (sous la forme appropriée) suivant leur niveau d’importance
- Contribuer au développement d’outils de communication (Exemple: Google site)

Appui dans la gestion budgétaire du service
- Etablir les estimés et assurer le suivi du budget (heures & coûts) sur le périmètre qui lui est affecté
- Passer les commandes et en assurer le suivi jusqu’à facturation
- Rechercher les anomalies comptables ou budgétaires éventuelles et en assurer le traitement.

Planification et suivi
- Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Assurer l'organisation logistique des déplacements (fréquents pour une population de cadres dirigeants),réunions, séminaires et missions

Organisation de déplacements
- Préparer et envoyer des demandes de visas,
- Demander et suivre les autorisations internes,
- Gérer les déplacements des membres de l’équipe (billets, passeport, assurance, équipement sécurité, note de frais...)

**Rattachement hiérarchique et localisation**:
Le poste est basé à Champigny sur Marne. Rattaché au Vice President HR d’E&C

**Votre profil**:

- Vous êtes issu(e) d’une formation d’assistanat de direction minimum Bac+2
- Maîtrise d’anglais indispensable
- Maîtrise des outils bureautiques
- Connaissance des procédures administratives internes
- Vous faites preuve de discrétion dans les dossier qui vous sont confiés
- Vous savez vous adapter rapidement avec un haut niveau de rigueur et d’organisation
- Vous savez prendre des initiatives
- Vous contribuez à maintenir un état d’esprit professionnel collaboratif et convivial au sein d’une entreprise dont la culture valorise professionnalisme, respect, bienveillance et confiance

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