Agent de Gestion

Situé au cœur de la Normandie, le Département du Calvados, en charge des solidarités sociales et territoriales, est un acteur majeur de proximité au service des Calvadosiens. Avec ses 3 000 agents, le Département est le deuxième employeur du Calvados. Chaque année, plus de 150 personnes aux profils variés sont recrutées sur la base de leurs compétences et de leurs savoir-être.

La direction insertion logement s’est réorganisée depuis début 2022 autour de trois services et une mission transverse:

- Le service insertion à vocation de mettre en œuvre la gestion de l’allocation du RSA pour l’ensemble des bénéficiaires du département et la politique départementale d’insertion sociale et professionnelle de ces publics en s’inscrivant pleinement dans le Plan départemental d’insertion (PDI). Il prévient l’exclusion sociale en soutenant des actions sur le département.
- Le service habitat logement a vocation de mettre en œuvre la politique départementale du logement et de l’habitat par le déploiement d’aides et dispositifs adaptés et par le co-pilotage aux cotés de l’état du Plan départemental d’action pour le logement et l’hébergement des personnes défavorisées (PDALHPD)
- Le service retour à l’emploi a vocation de mettre en œuvre la politique départementale d’insertion socio-professionnelle et d’accompagnement des publics vers l’emploi par l’intermédiaire du soutien aux actions de l’insertion par l’activité économique, du développement des clauses d’insertion, de l’inscription dans de schémas transversaux (CALPAE futur Pacte des solidarités) et au travers d’expérimentations spécifiques.
- Une mission évaluation des politiques publiques, ressources, modernisation et secrétariat rattachée directement à la direction.

Le (la) secrétaire de direction assiste le(la) directeur (trice) et de son adjoint dans ses fonctions administratives.

**1. **Organise l’ensemble du secrétariat de la direction**:

- Tient l'agenda, prend les rendez-vous et organise les réunions du (de la) directeur(trice) et prépare les éléments d’information liés en PJ sur chaque rdv
- Consolide un visuel des réunions stratégiques des services et de la direction tous les 15 jours et le met en coordination avec l’agenda de la direction
- Recherche l'information, la met en forme et la transmet au directeur(trice)
- Met en forme et saisit une partie des informations de la direction (notes, rapports, tableaux de bord...)
- Rédige les comptes rendu des réunions de direction
- Classe et archive
- Participe à la matérialisation des outils de direction commun (fichier contacts, fichiers réunions/commission/instances, structuration et enregistrement dans le plan de classement archivage numérique)
- Gère les fournitures
- Assure le suivi des absences des agents du service

**2. **Assure les missions d’accueil physique, téléphonique et premières instance du courrier de la direction, remplacement des secrétariats de service**
- Renseigne les interlocuteurs de la direction
- Accueille, renseigne et oriente le public
- Réceptionne le courrier, le consolide pour visa/réorientation de la direction puis le distribue auprès des services
- Réceptionne les appels téléphoniques et assure leur transmission
- Organise les réunions et les rendez-vous
- Coordonne son absence avec les deux autres secrétaires et assure l’intérim sur le suivi de secrétariat des services

**3. **Assure des missions spécifiques pour la DIL**
- Assure la fonction de réfèrent prévention santé hygiène et sécurité pour la DIL et réfèrent étage
- Prépare et suit des dossiers spécifiques, réservés, voire confidentiels
- Assure la coordination et la liaison d’une note d’éléments de langage avant chaque CP
- Assure la communication interne et externe de la DIL sous couvert du comité de direction
- Constitue pour la direction une mise en forme des power point pour les présentations liées à leurs réunions
- Disponibilité
- Discrétion professionnelle
- Loyauté
- Connaissance de l’environnement territorial et si possible départemental
- Curieux, créatif, autonome et force de propositions/initiatives dans l’intérêt du projet de direction
- Bonne connaissance des outils de communication (réseaux sociaux LINK)
- Excellente connaissance des outils bureautiques : excel, word, power point
- Niveau bac - Bac + 2