Assistant D'accueil Et de Secrétariat

Placé(e) sous la responsabilité du DUG et DUG Adjoint, l’assistant.e d’accueil et de secrétariat est chargé.e d’assurer l’accueil du public, la gestion et l’administration des résidences universitaires.

**Accueil**
- Assurer l’accueil du public physique et téléphonique (usagers, partenaires, entreprises),
- Informer, renseigner et orienter le public (accueil physique, téléphonique et gestion des mails des résidences)
- Être le relai entre l’étudiant et l’administration
- Réception et tri du courrier entrant ;
- Participer à la sécurité des étudiants, des personnels et des biens.

**Gestion locative**
- Organiser, planifier et assurer les états des lieux d’entrée et de sortie ;
- Encaisser les loyers et travailler en liaison avec les différents services du CROUS et la CAF ;
- Utiliser un TPE
- Saisir et vérifier les constatations de nuitées, loyers et prestations ;
- Veille à l’occupation optimum de la résidence ;
- Suivi de l’occupation et des affectations (Heberg et l’outil de suivi des réservations) ;
- Effectue toutes les tâches liées à la gestion locative (traitement des dossiers locatifs (Ebail), gestion et suivi des dossier administratifs (H3Web)
- Vérifie et suit les dossiers (relances, demandes de pièces manquantes, etc.).

**Travail en collaboration avec l’ensemble des équipes**
- Direction Unité de gestion Savoie Hébergement
- Pole Hébergement du Clous Savoie - Mont-Blanc
- Secrétariats Hébergement
- Agents d’accueil : Travail collaboratif pour l’harmonisation des pratiques, assurer un relais
- Agents de Maintenance : signalements, saisie et suivi des interventions techniques sur l’outil GLPI ;
- Agents de Service : Surveillance du bon état des locaux et signalement des besoins d’interventions ;
- Agents de veille : Assure la remontée d’informations par le biais du cahier de rapport.

SavoirsConnaissance des techniques d’accueil et de communicationConnaissance souhaitée de l’anglaisConnaissance de l’enseignement supérieur et des missions du CROUSConnaissances des règles de l’hébergement : contrats de locationConnaissance des règles budgétairesConnaissance de l’organisation intérieure de l’unité d’affectation et de son environnement (réseaux d’eau, de gaz, de chauffage, d’électricité ; implantation du matériel de sécurité)Connaissance du milieu étudiantConnaissance des règles d’hygiène et de sécurité en vigueur. Savoir-faireMaîtrise de l’expression écrite et orale ;Maîtrise des outils informatiques (Internet, Intranet, courriel, Word, Excel) ;Logiciels de gestion locative (H3, Heberg, Suivi de réservation partagé). Savoir-êtreSens du service publicCapacités organisationnelles (priorisation, anticipation, rigueur, méthode)Savoir écouter, accueillir, informer et communiquerSavoir travailler en équipe, en autonomie,Faire preuve de curiosité professionnelle et de polyvalenceFaire preuve de discrétionSavoir rendre-compte auprès de la DirectionSavoir gérer l’urgence et alerterSavoir gérer les conflits et s’adapter aux personnalités Conditions d’exercice de l’activité Plan de formation possible :Ecoute et accueil,Langues étrangères,Sensibilisation aux problèmes du milieu étudiant,Gestion des conflits et des personnalités difficiles,Informatique, bureautique,Gestion administrative et financièreHygiène, santé et sécurité, secourisme,Habilitation électrique,Formation au dispositif de sécurité installé dans l’établissement. Contraintes liées au calendrier universitaire. Relations internes : Direction, Personnels, Pole logement CLOUS Système d’informationRelations externes : étudiants, université, collectivités, fournisseurs et autres partenaires.

Type d'emploi : Temps plein, CDD, CDI

Salaire : 1 780,00€ à 2 000,00€ par mois

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Prime annuelle

Lieu du poste : En présentiel