Gestionnaire Administratif-ve

**Gestionnaire administratif-ve - Réf : SD_1480 à SD_1486**:
Fonction RIFSEEP : Assistant de gestion administrative
Groupe : C2
IFSE Poste : 360 €

DGA Solidarités Départementales
Maison départementale de l'autonomie
Direction ressources et innovation
Service systèmes d'information de la MDA

**Catégorie C**

**Filière**:

- Administrative

**Type de contrat**: Par voie Statutaire Non Statutaire

**Cadre d'emploi**:

- Adjoints administratifs territoriaux

**Lieu**: Montpellier Alco

**Description du poste**:
**Missions**:

- Contribuer aux actes de gestion administrative
- Dans le cadre de la mise en place de l’outil Solis à la MDA, cet agent participe au dispositif de reprise de données manuelle. Sa mission consiste à mettre à jour des dossiers sur Solis, à partir d’informations de l’ancien système, afin que ces dossiers soient suffisamment complets pour être traités dans Solis. Cette activité est limitée à la durée de la reprise de données manuelle.
- En dehors de la reprise de données, cet agent participe à des activités d’enregistrement et d’instruction administrative de dossiers PA /PH. Sa mission consiste à enregistrer les dossiers des usagers dans le système de gestion et à contribuer à l’instruction des dossiers sur la base d’un référentiel.

**Activités**:

- Accueille, informe et oriente les usagers
- Applique et/ou contrôle la validité et la conformité d'une procédure, d'une action administrative
- Classe et archive
- Conçoit les documents demandés en interne et en externe
- Diffuse les informations
- Gère les bases de données
- Participe à l’optimisation de la qualité des coûts et des délais
- Participe à l'élaboration des outils d'aide à la décision (tableaux de bord)
- Rédige des notes, des rapports, des comptes rendus

Dans le cadre de la mission de mise en place de SOLIS:

- Assure le suivi de la reprise des données des dossiers qui lui sont confiés en rendant compte quotidiennement de l’avancement et des difficultés rencontrées.
- Contrôle que les dossiers confiés soient correctement remplis dans Solis et dans la GED Multigest de Solis
- Récupère les informations et/ou fichiers manquants de l’ancien Iodas et Multigest Iodas
- Procède à la saisie des informations manquantes dans Solis et/ou dans la GED Multigest de Solis
- Participe à des réunions et des groupes de travail
- Utilise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel) et des logiciels spécifiques (Iodas, Solis, Multigest)

Contribue à améliorer le processus de reprise de données:

- Propose des améliorations
- Applique des améliorations de pratiques décidées

Dans le cadre de la mission d’enregistrement et d’instruction administrative:

- Procède à l’enregistrement et l’instruction des dossiers (enregistrement, notification des droits) dans l’outil de gestion, en direction des personnes handicapées et des personnes âgées.
- Saisit les propositions de l’équipe d’évaluation en vue du passage en commission des droits et de l’autonomie des personnes handicapées (CDAPH)
- Assure la préparation des commissions
- Peut être amené à apporter son soutien en gestion administrative au service aides sociales
- Assure le suivi des plis non distribués des dossiers
- Travaille en transversalité avec les évaluateurs, les agents du service accueil
- Participe à des réunions et des groupes de travail
- Participe au service du circuit court de la MDA si nécessaire
- Utilise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel) et des logiciels spécifiques (Iodas, Multigest)

Dans le cadre de la démarche qualité accueil:

- Assure la distribution du courrier du service
- Traite les courriels reçus dans les différentes boites du service.

**Profil recherché**:
**Connaissances**:

- Classement et archivage
- Règles budgétaires et comptables
- Droit(s) et règlement(s) du domaine d'intervention
- Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
- Technique(s) du domaine d'intervention
- Organisation et fonctionnement du Département
- Qualité : démarche, méthodes, outils

**Savoir-faire**:

- Analyser les données du domaine d'intervention
- Appliquer la réglementation
- Conduire une réunion
- Constituer et suivre des dossiers administratifs
- Gérer les crédits
- Répondre aux besoins des usagers
- Utiliser les techniques du domaine d'intervention
- Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention
- Appliquer et contrôler le respect du mode opératoire
- Contrôler les aspects juridiques et réglementaires
- Utiliser les logiciels de bureautique

**Savoirs comportementaux**:

- Aptitude à la communication
- Sens de l'organisation
- Rigueur
- Esprit de synthèse
- Capacité d'adaptation
- Capacité d'analyse
- Sens de la confidentialité
- Disponibilité
- Esprit d'équipe
- Réactivité

**Périmètres transversaux**
- Poste inscrit dans un périmètre qualité : OUI
- Poste inscrit dans un périmèt