Assistant(E) Administratif Maintenance

L’Assistant(e) Administratif Maintenance et Dépannage a pour principales missions, sans que cela soit exhaustif:

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Accompagnement administratif de dossiers**
- Réaliser des devis et autres propositions clients concernant les dépannages et les contrats de maintenance
- Préparation des contrats
- Assurer le suivi administratif des dossiers de maintenance et SAV
- Facturation des contrats de maintenance et des dépannages
- Préparer le fichier de prélèvement client des contrats de maintenance et dépannage
- Centraliser les commandes à destination des fournisseurs
- S’assurer de la bonne complétude des dossiers réalisés selon les processus de l’entreprise
- S’assurer du bon paiement des contrats de maintenance et des dépannages
- Veiller à ce que chaque dossier soit traité selon les processus de l’entreprise
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Piloter les activités de maintenance et de SAV de l’entreprise**
- Initialiser la mise en place d’un tableau de suivi des contrats de maintenance et le tenir à jour dans le temps.
- Relancer les clients sur tout contrat de maintenance sans retours clients
- Participer au développement du chiffres d’affaires maintenance et SAV en proposant des actions croisées sur parc clients
- Adapter les contrats de maintenance aux chantiers à venir
- Suivre dans le temps le juste dimensionnement des équipes techniques de maintenance et SAV
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Mise en place et maintien dans le temps du planning de maintenance et SAV des équipes techniques de l’entreprise, particulièrement pour les métiers Climatisation/CVC et courants faibles**
- Constituer les plannings hebdomadaires de maintenance et de SAV en accord avec les responsables techniques et les clients
- Centraliser l’ensemble des informations de la part des équipes techniques et issues des demandes clients pour réaliser les plannings de maintenance et de SAV
- Communiquer le planning aux équipes techniques de manière hebdomadaire par les moyens de l’entreprise
- Veiller à ce que le planning soit en permanence optimisé en termes de taux d’occupation/productivité des équipes techniques et en termes de déplacements de celles-ci
- Être le point d’entrée unique pour toute modification de planning
- S’assurer de la bonne information des clients quant aux dates d’interventions et pour toute modification de planning
- Être force de proposition pour développer les moyens de communication des plannings et informations clés aux équipes techniques et aux clients
- Formaliser et maintenir dans le temps le processus de gestion du planning d’interventions techniques de maintenance et de SAV
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Participer à la relation clients globale de l’entreprise**
- Traiter et suivre des demandes d’interventions techniques (maintenance ou SAV) issues de clients particuliers, professionnels, entreprises et grands comptes
- Être l’ambassadeur de la société en la représentant lors de tout contact avec les clients ou ses représentants
- Proposer des axes d’amélioration dans la relation clients et l’expérience clients de l’entreprise
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Transverse**
- Participer en collaboration avec les responsables techniques à la mise en œuvre de la digitalisation des outils et des processus concernant son périmètre d’activité dans le cadre du plan de développement de l’entreprise défini par la direction générale
- Mise en place des indicateurs de pilotage (KPIs) et un reporting hebdomadaire d’activité sur son périmètre d’activité pour assurer le pilotage au quotidien et permettre à la direction générale de disposer des principaux KPIs de suivi d’activité et de la performance

Dans le cadre du développement de l'un de nos clients, nous recherchons un ou une Assistant(e) Administratif en Maintenance et Dépannage de menuiserie. Cette personne sera en charge de l’accompagnement administratif des dossiers pilotés par le directeur technique et les responsables techniques. Il est également le garant du planning d’interventions techniques global de l’entreprise en lien avec les équipes techniques ainsi que du suivi auprès des clients de chaque dossier.

Selon convention collective de l'entreprise utilisatrice.

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