Coordinateur Des Services Administratifs

**Description du poste**:
Finalité et enjeux de la mission:
**Le poste présente une double finalité**:

- Coordination des services administratifs (5 personnes):

- Assurer la continuité des services administratifs et optimiser le fonctionnement des équipes dans le respect des cadres légaux, conventionnels et des procédures internes à l’UFCV.
- Soutenir l’organisation et le développement des activités par une organisation administrative adaptée et optimale.
- Réalisation de missions administratives des activités de la délégation Pays de la Loire.

**Fonctions et responsabilités**:
1. Organisation et coordination des activités administratives:
Management et organisation:

- Coordonner et manager l’équipe administrative ; optimiser son organisation.
- Prioriser et planifier l’activité des coordonnatrices administratives et des assistantes administratives d’activité de manière à garantir les échéances des différentes activités.
- Mettre en œuvre les processus métiers.
- Mettre en œuvre des procédures internes et propositions d’amélioration.
- Travailler en concertation avec les différents Responsables d’Activité.

Gestion des ressources humaines:

- Assurer le suivi des éléments RH de son équipe.
- Assurer l’intégration des nouveaux membres de son équipe.
- Contribuer à la formation des professionnels de son équipe
- Fixer les objectifs, évaluer les résultats, réaliser les entretiens annuels d’activité et entretiens professionnels de son équipe.

2. Réalisation de missions administratives:

- Traitement complet des inscriptions/adhésions dans les logiciels ou autres supports désignés pour la gestion de l'activité.
- Suivis de la facturation, paiements et relances clients.
- Participation à l'organisation administrative des activités : convocations, préparation des documents.
- Bonnes capacités rédactionnelles (participation à la rédaction d’appels d’offres, appels à projets, demandes de subvention ).
- Connaissance de la formation professionnelle ou de l’insertion serait un plus.
- Maitrise du pack office.
- Aisance avec les outils informatiques, les logiciels et plateformes administratives, les bases de données (idéalement le Thésaurus de la formation professionnelle).

Polyvalence, capacité à intervenir sur plusieurs secteurs d’activité en simultané.

**Conditions particulières**:
Poste basé à Nantes, avec déplacements occasionnels sur l’ensemble de la Région Pays de la Loire (notamment Château-Gontier et Angers)

CDI temps plein (35h)

Rémunération sur la base d'un indice 300 de la CCN ECLAT soit 2037.50 euros bruts mensuel + prime familiale + prime de reconstitution de carrière selon éligibilité.

**Date d’entrée souhaitée **:Dès que possible.

**Profil recherché**:
**FORMATION**:
BTS Assistant de gestion en PME, ou DUT GEA, ou niveau 5 (BAC +2) minimum en gestion et administration.

Ou BTS assistante de formation avec expérience du management d’équipe.

**COMPETENCES REQUISES**:

- Management d’équipe administrative avec expérience réussie.
- Connaissances des fonctionnements comptables, commerciaux et RH.
- Organisé.e, méthodique et rigoureux.se
- Maîtrise de la suite Office indispensable - niveau confirmé
- Idéalement connaissance du secteur de la formation professionnelle et ou de l’insertion.

**EXPERIENCE**:

- Management et coordination administrative
- Gestion administrative polyvalente

**QUALITES SOUHAITEES**:

- Aisance relationnelle et de communication, Capacité à déléguer, à motiver
- Rigueur ; capacité à poser un cadre clair
- Esprit d’équipe ; capacité à travailler en équipe
- Gestion du stress
- Equanimité et optimisme
- Discrétion