Adjoint Administratif Au Secrétariat de Direction

**Descriptif**

L'ÉTABLISSEMENT:
Le Centre Hospitalier Centre Bretagne est l'établissement de santé de référence sur le territoire n°8 ; multi-sites, il est installé sur les départements du Morbihan et des Côtes d'Armor. En juin 2012, il a regroupé ses activités MCO et médico-Techniques sur le site de kerio. A ce jour, il dispose de 987 lits et places (comprenant 400 lits et places MCO, 160 lits de SSR, 30 lits d'USLD et 404 lits d'EHPAD)
et emplois 1510 ETPR de personnel non médical et 117 ETPR de personnel médical.
Particularité : Etablissement multi sites situés sur 2 départements 22 et 56.
Le CHCB est en GHT avec la MAS et l'Hôpital local de Guémené sur Scorff.

Centre Hospitalier Centre Bretagne
A l'attention du service RH
Kerio
BP 70023
56306 PONTIVY CEDEX

LE POSTE:
Le Groupe Hospitalier Centre Bretagne recherche 1 Adjoint administratif à temps plein pour le secrétariat de direction, site de Guémené sur Scorff. Poste à pourvoir dès que possible.
Le poste de Secrétaire de Direction à l'Hôpital et à la MAS de Guémené Sur Scorff s'articule autour de plusieurs axes : le secrétariat de Direction, la gestion des instances et le suivi de la formation.
I- Secrétariat de Direction:

- Saisie et expédition des courriers de la direction
- Tri du courrier
- Accueil téléphonique et physique
- Gestion de l'agenda du directeur
- Organisation visite extérieure de la direction
- Rédaction des notes de service et des décisions, et diffusion
- Réception via boîte mail des demandes et redistribution aux services concernés et suivi du retour (ex : enquête)
- Archivage des dossiers divers de la Direction
- Gestion du tableau de garde des personnels de l'atelier (recueil des dates de gardes, élaboration du tableau, diffusion et suivi de la bonne exécution du tableau de garde)
- Gestion des réservations de l'ensemble des salles de l'établissement
- Gestion des concours
- Gestion des tickets de self (régie)

II- Gestion des instances de l'Hôpital & de la Maison d'Accueil Spécialisée (Directoire, CS, CA, CME, CDU, CTE, CHSCT, CSMIRT, CVS, CAP)
- Suivi de la composition
- Préparation de l'ordre du jour
- Gestion des convocations et des documents joints
- Gestion des procès-verbaux (Directoire, CS, CA, CME, CDU, CTE, CHSCT, CSMIRT, CVS, CAP)
- Préparation des délibérations et transmission aux autorités de tutelle (CS, CA)
- Suivi du retour du contrôle de légalité (CS, CA)
- Rédaction des procès-verbaux (CA, CS, CVS)

III- Gestion des contentieux
- Gestion de l'exécution des termes des ordonnances (transmissions documents, suivi mandats...)
- Mise à jour des classeurs juridiques de l'établissement
- Responsable de l'archivage des contentieux

IV- Suivi de la formation
- Etablissement du plan de formation à partir du recueil des souhaits
- Demande de devis auprès des organismes de formation
- Inscription des participants, ordres de mission, convocation
- Transmission aux RH des attestations de formation
- Participation, préparation des commissions de formation, élaboration du compte-rendu de réunion
- Gestion des demandes de remboursement
- Archivage de l'évaluation de la satisfaction

Missions ponctuelles:
Remplacement au Service Ressources Humaines (Accueil physique et téléphonique)
Remplacement au Bureau des entrées (Accueil physique et téléphonique)

PROFIL RECHERCHÉ:
Compétences requises:

- Sens de l'accueil et de la communication
- Sens de l'organisation
- Discrétion professionnelle
- Disponibilité
- Gestion des priorités et des délais

NOTES : 6 mois renouvelable

**Personne à contacter**
M. Jean-Philippe DRILLAT