Responsable Réception

La responsable réception est responsable en général du bureau des tâches administratives, de la gestion des déplacements de l’équipe technique et de la tenue de la réception.

La Responsable réception est responsable du ou la réceptionniste(e) polyvalente.

**RESPONSABILITES**

**Service généraux**
- La supervision et coordination du bon fonctionnement général du bureau.
- La gestion administrative et logistique.
- Identification des problèmes aux bureaux et résolutions en générales.
- Gestion des procès-verbaux et dénonciation.

**Clinisys international**
- Traiter certaines demandes des services comptabilité / informatique ou autre.
- Gestion de certaines demandes de réservations d’hôtels, taxis

**Reception et standard en supervision avec le ou la réceptionniste polyvalent(e)**
- Gestion des appels du standard en général : les passer aux personnes concernées ou prendre les messages, les transmettre par mail, créer les incidents si nécessaire.
- Accueillir les personnes, prévenir, les orienter.
- Traitement, dispatching, numérisation, envoi par mail aux personnes concernées et/ou répondre, classer si nécessaire
- Gestion de la boite outlook reception France.

**Gestion des voyages : en coordination avec la Réceptionniste Polyvalent(e)**
- Gestion et organisation des voyages des collaborateurs (avion, trains, hôtels, voiture, salles de réunions, déjeuners).
- Gérer les annulations et les modifications des collaborateurs.
- Gérer le renouvellement des abonnements Air France, SNCF
- Négocier les prix avec hôtels, bureau de voyage,
- Contrôle des demandes de réservations selon l’annexe 5.

**La poste**
- Affranchir puis déposer le courrier à la poste (lettres recommandées)
- Gestion de la machine à affranchir

**Salle de Réunion**
- Réserver les salles de réunion
- Commander les déjeuner pour les réunions de services ou autres
- Réserver les restaurants lors des réunions ou autres

**Fournitures de bureau**
- Gérer les stocks en général
- Passer les commandes
- Rangement dans les locaux dédiés si nécessire.

**Facture**
- Vérification des factures des réservations des voyages
- Vérification des factures fournitures
- Vérification des factures hôtels réservés au tarif Clinisys
- Vérification des factures diverses en général

**Parc Mobile (en coordination avec l’assistante de direction)**
- Gérer le parc des téléphones portables avec (nouvelles Lignes / renouvellements / factures impayées / livraison des mobiles, divers).

**Voiture (en coordination avec l’assistante de direction)**
- Traitement des problèmes liés au parc automobile des collaborateurs (Amende, accident de voiture, constat, etc.).

**Nouveaux collaborateurs (en coordination avec l’assistante de direction)**
- Traitement de l’arrivée des nouveaux collaborateurs pour leur fournir téléphone portable, carte Accor, carte Total.
- Inscription au registre du Personnel.

**Visite Médicale (en coordination avec l’assistante de direction)**
- Gérer toutes les visites médicales des collaborateurs (prise de rendez-vous, dossier d’inscription des nouveaux collaborateurs et suivi)

**Grand Thornton (en coordination avec l’assistante de direction)**
- Gestion des éléments divers liée au personnel.

**Formation**
- Organisation et suivi du plan de formation.

**Compétences nécessaires pour réussir**

Expérience
- Expérience dans l’environnement bureautique exigée
- Expérience d’au moins 3 ans dans une function d’employée administrative et/ou de secretariat/assistanat

Aptitudes
- Adaptabilité recherchée, liée au travail dans un environnement international en constante évolution.
- Très bonnes aptitudes de communication.
- Discrétion.

Connaissances
- Parfaite maîtrise des logiciels bureautiques Windows et Pack Office (Word, PowerPoint, Excel,)

Langues
- Parfaite maitrise de la langue française écrit et oral
- Bonne maitrise de l’Anglais

Compétences
- Très bon sens de l’organisation.
- Goût du travail en équipe.
- Capacité d’adaptation dans un environnement international.
- Bon relationnel et aisance oral.
- Avoir une bonne autonomie.
- Savoir gérer les priorités.
- Rigueur