Secrétaire de Direction

Vous intégrez une équipe pluridisciplinaire de 19 collaborateurs au sein de notre agence territoriale EST, située à Narbonne, et réalisez vos missions sous l'autorité du Directeur/trice. Vous assurez l'assistanat et le secrétariat de direction et assure la gestion administrative de dossiers spécifiques. Vous assurez un rôle d'interface au sein de la direction et est l'interlocuteur privilégié en externe et en interne. Vous avez notamment pour missions principales : - Accueil téléphonique et physique, secrétariat, gestion agenda, courriers, organisation et préparation de réunions internes et institutionnelles, diffusion des informations en interne ou externe via divers supports, classement, scan et archivage, - Rédaction de courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs et/ou réglementaires internes (modes opératoires et procédures ) en lien avec le/la Directeur/trice, - Elaboration, actualisation, suivi et diffusion de documents supports, - Veille opérationnelle auprès du Directeur/trice sur les dossiers en cours, le suivi des réunions, - Participation à l'élaboration et au suivi administratif des Conseils de Concertations Locatives (CCL), - Suivi et actualisation des tableaux de bord et listings internes (notamment liste des maires, listing personnel), - Relation avec les autres directions de l'organisme (échange d'informations et de documents), - Analyse des courriers et mails (locataire, institutionnels, foyers, organismes sociaux) avec suivi et propositions de réponse, - Traitement et suivi des courriers de pétitions en lien avec les intervenants concernés, - Participation au montage et suivi de dossiers spécifiques en lien avec le/la directrice/trice, notamment (ventes, aménagements pour Personnes à Mobilités Réduite (PMR), contentieux liés aux consommations de fluides, pré-plaintes), - Saisie et suivi des réclamations dans le progiciel métier, - Information du locataire dans le suivi de sa réclamation, - Veille au respect des délais de réponse dans le cadre de la charte qualité, - Suivi budgétaire de premier niveau, - Gestion administrative du personnel de l'agence, suivi absence, congés, frais de déplacements, etc, en lien avec la Direction des Ressources Humaines & Moyens Généraux, Conditions de recrutement : - Classification : Catégorie 2 niveau 2 « techniciens, agents de maîtrise et assimilés » - Rémunération à déterminer selon profil et expérience / 13ème mois + intéressement, prévoyance/santé, RTT, prestations CSE
- **Qualification**:Employé qualifié
- **Profil recherché**:

- **Expérience**:3 ans
- **Formation**:Bac+2 ou équivalents
- **Formation**:Bac+2 ou équivalents
- **Permis**:B - Véhicule léger
- **Compétences recherchées**:

- Normes rédactionnelles
- Outils bureautiques
- Techniques de prise de notes
- Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Réaliser la gestion administrative des contrats
- Concevoir un tableau de bord
- Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
- Accueillir une clientèle
- Organiser des déplacements professionnels
- Réaliser un suivi administratif du personnel
- Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)
- Réaliser la gestion administrative du courrier
- Filtrer des appels téléphoniques
- Organiser le planning d'un responsable, collaborateur
- Saisir des documents numériques
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
- Préparer et organiser des réunions
- Gestion du stress
- Autonomie
- Sens de l'organisation