Gestionnaire Administratif/administrative Missions Et Frais de Déplacements

**Contexte**:
**L’Ecole Nationale Supérieure de Techniques Avancées (ENSTA Paris)**, est une **école d’ingénieurs pluridisciplinaire** qui propose une formation d’excellence. L’école est classée dans le Top 10 des meilleures écoles d’ingénieurs en France et représentée à l’International. Elle fait partie de **l'Institut Polytechnique de Paris**, qui réunit cinq Écoles sur le **plateau de Saclay (Palaiseau)**.

Constituée sur la forme d’un **Etablissement Public à Caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP)**_Grand Etablissement_**, doté de l’autonomie administrative et financière, l’école gère une population d’environ **250 agents** (fonctionnaires titulaires ou détachés, agents contractuels de droit public) et 700 vacataires enseignants.

Sous tutelle du ministère des Armées, notre école réunit des **chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs**, avec un objectif commun : éclairer, inventer et former à une ingénierie fondée sur l’excellence scientifique et technique augmentée par le numérique, pour accompagner les transformations des grands secteurs stratégiques, à la croisée des enjeux de souveraineté et des attentes fondamentales de la société.

Un **projet de** **fusion entre ENSTA Paris et ENSTA Bretagne** est en cours avec pour objectif de mettre en place une nouvelle formation d’ingénieur unifiée sur les deux campus (Palaiseau et Brest) à la rentrée académique 2026/2027. Ce projet va notamment impliquer un rapprochement des modes de fonctionnement, avec un déploiement de nouveaux SI métiers et une réorganisation progressive des services à moyen terme.

Rejoindre l'école, c'est intégrer un **établissement engagé pour la parité et l'égalité professionnelle, la diversité et l'accompagnement de ses agents en situation de handicap**, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l'école mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

**Environnent du poste**:
Au sein de la Direction Générale des Services (DGS), le poste est hiérarchiquement rattaché à la responsable de la **division des ressources humaines (DRH)**.

La DRH est organisée en 4 pôles:

- Le pôle « Pilotage » a pour mission de gérer les données RH, de pilotage de la consommation d’emplois et de crédits de personnel
- Le pôle « Gestion » a pour mission d’assurer le traitement de la paye, la gestion administrative et la gestion des temps de l’ensemble des agents et des vacataires
- Le pôle « Développement » a pour mission d’assurer le recrutement, la gestion des carrières, la formation, l’action sociale, la gestion des relations entre la direction et les représentants du personnel
- **Le pôle « Missions »** a pour mission principale de préparer les déplacements, assurer le paiement des frais de mission et de gérer l'attribution des décorations et des récompenses

**Missions principales**:
**Le/la titulaire du poste**est chargé/e des missions suivantes:
2/ **Etablissement des ordres de mission**: contrôle, saisit et valide les ordres de missions et les états de frais ; si besoin, réserve et fournit les titres de transport ; mandate les frais de déplacements aux personnels permanents/ élèves, vacataires et associés ; assure le remboursement aux agents

3/**Assurer les relations avec les prestataires extérieurs** (prestataire du SI missions, services billetterie ) : assure le lien avec les prestataires et la bonne exécution des marchés ; procède au contrôle, à la liquidation et au paiement de toutes les factures relatives aux missions

4/**Suivi financier des missions et indicateurs** : fait une estimation du coût global des missions en amont de leur validation ; produit des tableaux de suivi de l’activité ; suit les dépenses liées aux missions

**Activités annexes**:

- Participer à l’ensemble des activités et aux projets de la division des Ressources Humaines
- Participer à la démarche qualité et à la démarche RSE de l’établissement

Prise de fonction dès que possible

CDD de 6 mois renouvelable

**Niveau de formation et/ou expérience requis**
- Bac +2 minimum avec expérience analogue

**Connaissances**:

- Réglementation applicable aux missions des agents publics (civils et militaires)
- Connaissances en finances publiques appliquées à la liquidation et au mandatement des missions
- Connaissances appliquées au suivi et à la dépense dans le domaine des marchés publics de services (billetterie)
- Information sur les conditions d’accès dans les pays étrangers (visa)

**Savoir-faire**:

- Utilisation des outils de bureautique (Word, Excel, ) et SI métiers
- Savoir effectuer des recherches sur Internet : SNCF, Air France,
- Mettre en œuvre des procédures et des règles

**Aptitudes**:

- Qualités relationnelles
- Rigueur
- Autonomie et réactivité
- Esprit d’initiative
- Sens de la qualité du service rendu à l’usager