Assistant(E) Médico Administratif en Néonatalogie

**Société**:
**Liaisons hiérarchiques**

Le cadre de santé de l’unité.

Le cadre supérieur de pédiatrie

Le cadre paramédical du pôle PFEA.

**Liaisons fonctionnelles**

**En interne**:

- L’ensemble des équipes médicales et paramédicales des services de néonatalogie, et du pôle PFEA
- Les services administratifs et médico-techniques.
- Les services logistiques

**Externes**:

- Les familles / parents
- Les laboratoires
- Les autres structures hospitalières
- Médecin du réseau

**Présentation du pôle PFEA**

Le pôle PFEA : Périnatalogie Femmes Enfants Adolescents, comprends divers services, répartis sur plusieurs secteurs.

Gynécologie-Obstétrique

Chirurgie pédiatrique

Pédiatrie

Néonatalogie

pédopsychiatrie

**Présentation du service**

L’unité de néonatalogie est intégrée au sein du pôle périnatalité-femme-enfants et adolescents (PFEA).

Elle comprend 30 lits divisés en deux secteurs:

- Néonatalogie : 18 Lits
- Courts séjours nourrissons : 12 lits

**Néonatalogie**
- Soins apportés aux nouveau-nés prématurés
- Accompagnement des parents

**Courts séjours nourrissons.**

Pathologie les plus rencontrées:

- **Digestives** : gastro-entérite, allergie aux PLV,RGO, difficultés alimentaires
- **Infectieuses** : méningites, pyélonéphrite, coqueluche, hyperthermie
- **Respiratoires** : bronchiolite, grippe, Covid 19
- **Autres** : malaise

**Intégration et formation**

Le ou la nouvel(l)e professionnel(l)e bénéficiera

Ÿ d’une période d’intégration avec la définition d’un parcours personnalisé par une AMA de l’unité de pédiatrie.

Ÿ de formations nécessaires à la réalisation des missions confiées, organisées dans les 3 à 6 mois suivant l’intégration (Logiciels : ORBIS, Hexagone, virtual archives, PACS, Algitime)

**Horaires de travail**

Ÿ Les horaires sont basés sur 37 h 30 hebdomadaires, avec 14 RTT annuels (protocole d’accord CHIC sur les 35 h). Amplitude de travail en 7h30.

**Mission**:
**MISSIONS PERMANENTES**

**Traitement des documents et courriers médicaux**

Ÿ Traitement et mise en forme des comptes-rendus d’hospitalisation dans le logiciel Orbis, dans les délais réglementaires, et envoi aux destinataires

Ÿ Trier les dossiers et numériser sur le logiciel d’archivage, les documents pour alimenter le DPUN en temps réel.

Ÿ Préparer les dossiers pour mettre à disposition les documents demandés par les usagers.

Ÿ Traiter les courriers.

**Assurer l’accueil téléphonique et physique**
- Accueil téléphonique des familles et des visiteurs : prendre les messages et retranscriptions aux médecins.
- Planification des rendez-vous informatisés pour les patients
- Accueil physique et prise en charge des usagers lors des consultations

**Gestion administrative**

Ÿ Saisir les tableaux des vacations, des astreintes et des gardes des pédiatres

Ÿ Encoder le temps de travail sur le logiciel métier des internes

Ÿ Gérer le planning des pédiatres

**Coordination et organisation**

Ÿ Organiser les rendez-vous sur les agendas et les plannings d’activité, réservation des salles

Ÿ Organiser les réunions, préparer et communiquer l’ordre du jour

Ÿ Participer et prendre des notes pendant les réunions.

Ÿ Elaborer et communiquer les comptes-rendus de réunion.

Ÿ Reprise des tâches ou missions des collègues du service en leurs absences, et/ou sur demande de l’encadrement

Ÿ Codage PMSI, en l’absence de l’agent du DIM

Ÿ Tenue des dossiers du réseau

**Matériel de bureau**

Ÿ Gérer le réassort des fournitures de bureautique et le matériel de bureau.

**Profil**:
**Pré - requis**

Ÿ Connaissances générales sur les logiciels de bureautique : traitement de texte, Excel, Word, power point.

Ÿ Bonne maîtrise de l’expression écrite (orthographe, conjugaison, vocabulaire) et orale.

Ÿ Sens de la communication et de l’écoute

Ÿ Savoir gérer son temps

Ÿ Prioriser les demandes

Ÿ Savoir prendre des initiatives à bon escient

Ÿ Être méthodique, rigoureux

Ÿ Etre capable de travailler avec autonomie dans le cadre d'une équipe.

Ÿ Faire preuve d’une grande discrétion sur l’ensemble des informations recueillies auprès du patient.

**Contraintes organisationnelles**:

- Assurer une polyvalence en fonction des besoins des différents postes d’AMA.

**Contraintes relationnelles**:

- Relations inter services, relation au malade et à son entourage.
- Gestion de l’état émotionnel des patients et des familles

**Pré requis**

Diplôme d’AMA. Secrétaire médicale.

Le poste est ouvert à un personnel sortant de formation, ou un(e)AMA expérimenté(e).