Secrétaire Drh

**Descriptif**

Présentation de la structure et de l'équipe:
Le Pôle d’Intérêt Commun SCA-SCB-SMS existe depuis le 9 mai 2011. Il est issu du regroupement de trois pôles, Sécurité Maintenance et Services, le Service Central des Ambulances et le Service Central des Blanchisseries. Environ 800 personnes exercent au sein du PIC.
Sécurité Maintenance et Services assure le « super-secours » électrique de l’AP-HP, la maintenance spécialisée, ainsi que la gestion de la flotte automobile. Il exploite un service de transport des nutriments destinés aux patients hospitalisés à domicile et d’une unité de transport hôtelier (linge, restauration) pour le compte des groupes hospitaliers et des hôpitaux ne relevant pas d’un groupe hospitalier. Il assure l’exploitation de l’imprimerie centrale de l’AP-HP.
Le Service Central des Blanchisseries traite le linge de plus de 85% des hôpitaux de l’AP-HP. Il dispose de deux blanchisseries industrielles. L’une située sur le groupe hospitalier Pitié Salpêtrière et l’autre boulevard MacDonald. Elles produisent 55 tonnes en moyenne de linge par jour.
Le Service Central des Ambulances régule les demandes de transports sanitaires non médicalisés. Il exploite un service de transport paramédicalisé pédiatrique et de véhicules sanitaires légers. Il recrute, affecte et évalue les ambulanciers des services mobiles d’urgences et de réanimation.
Le PIC SCA SCB SMS est certifié ISO 9001, 14001 et 14065.
PRESENTATION:
Présentation du service et de l'équipe:
La Direction des Ressources Humaines élabore et met en œuvre la politique RH.
La Direction des Ressources Humaines regroupe trois principaux pôles:

- Le pôle gestion : Recrutement - Statut - Carrières - Paie - Absences et congés ;
- Le pôle développement professionnel : Orientation professionnelle - Formation continue ;
- Le pôle santé/social : Médecine du travail - Service social.

Les missions:

- La gestion du TPER et de la masse salariale,
- La gestion des emplois, des métiers et des compétences,
- Le recrutement et les affectations,
- L’entretien professionnel,
- La gestion des congés et des absences,
- La gestion des carrières et la paie,
- Le développement professionnel et promotionnel, la formation,
- La gestion des activités et des prestations sociales,
- La prévention des risques professionnels et l’amélioration des conditions de travail.

Composition de l’équipe
- 1 Directrice adjointe du PIC, en charge des Ressources Humaines (DRH)
- 1 Responsable des Ressources Humaines / Responsable de formation (RRH)
- 2 Secrétaires RH
- 3 Gestionnaires paie carrière
- 1 Gestionnaire Gestime
- 1 Médecin du travail
- 1 Infirmière du travail
- 1 Assistante sociale

ACTIVITES
Mission générale du poste:
La secrétaire sera sous la supervision de la secrétaire référente, le temps du remplacement ponctuel du congé maternité de la secrétaire DRH.
La secrétaire DRH assure, sous la responsabilité de la RRH, le secrétariat de la Direction des Ressources Humaines. Elle facilite la mise en œuvre des décisions du DRH et du RRH et coordonne l’ensemble des tâches du secrétariat. Elle est l’interlocuteur privilégié des différents services de la DRH et de la direction du PIC.
Missions permanentes:
Accueil physique et téléphonique, information et conseil auprès des interlocuteurs internes et externes:

- Renseigner et orienter les différents interlocuteurs

Courrier:

- Réception, enregistrement chrono, dispatching
- Réponse aux demandes de quotité, de disponibilité, de présence parentale,

Intérim:

- Suivi des demandes journalières ;
- Commandes prévisionnelles sur SAP
- Contact avec l’agence d’intérim au marché ;
- Contrôle des relevés des présences/absences (RHI / émargements) et envoi au service économat PIC + agence d’intérim.

Recrutements:

- Recrutements et mobilités des agents.
- Publications internes et/ou externes

RCA:

- Recueil des besoins auprès des cadres et suivis des demandes ;
- Recueil et contrôle des documents administratifs pour transmission à la gestion
- Suivis des évaluations.

Organiser et préparer des réunions internes et externes:

- Prise de rendez-vous, coordonne les agendas
- Prise de notes et rédaction compte-rendus
- Suivis des décisions
- Commandes SAP
- Dématérialisation et archivage

Opérations de secrétariat RH:

- Rédaction et diffusion de notes diverses DRH, Siège,
- Photocopies, rangement
- Archivage du suivi médical et diffusion (fiches de liaisons du comité médical, des médecines du travail et statutaire).

Mission ponctuelle:

- Polyvalence au sein du secrétariat, notamment pendant les congés annuels ou autres absences.

RISQUES PROFESSIONNELS LIÉS À L'ACTIVITÉ:

- Fatigue visuelle liée à l’activité informatique
- Risque psycho social

MESURES DE PRÉVENTION PRISES FACE À CES RISQUES:

- Se référer au Document Unique

SURVEILLANCE MEDICALE
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