Assistant(E) de Direction à La Dsap

La **Direction des Soins ** **et des Activités Paramédicales (DSAP)** de l'Hôpital Saint-Louis (Assistance Publique - Hôpitaux de Paris) recrute un(e) **Assistant(e) de Direction**.

**QUI SOMMES-NOUS ?**
Situé à proximité de la Gare de l'Est, dans le 10ème arrondissement de Paris, l' **Hôpital Saint-Louis** (AP-HP - Nord) assure une mission de proximité et une prise en charge spécialisée et de référence dans un grand nombre de disciplines médicales comme chirurgicales.
Nous comptons trois pôles d'excellence en hématologie, en cancérologie, en dermatologie et assurons un prix en charge des grands-brûlés en qualité de centre de recours régional.
Nous rejoindre, c'est rejoindre un lieu de soins, mais aussi un lieu de vie grâce à des équipes engagées dans la qualité de prise en charge des patients.

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Facebook : /hopsaintlouis/

**LE POSTE ET VOS MISSIONS**:
**Mission Générale**:
Assurer le secrétariat de la Direction des Soins

**Missions polyvalentes au sein du secrétariat DRH/DSAP**:

- Gestion de l’accueil physique du personnel et du public
- Gestion des appels téléphoniques : traitement et orientation des appels
- Traitement des courriers reçus au secrétariat DRH/DSAP : réception, ouverture, dispatching
- Suivi des demandes de recrutements, mutations, temps partiels, disponibilités,
- Suivi du classement, archivage des dossiers / alimentation de la base de données GRH
- Polyvalence totale avec les collègues du secrétariat DRH/DS

**Missions du secrétariat DSAP**:

- Tenir à jour l'agenda de la Directrice des Soins et assurer le secrétariat de la DSAP (DS, Adjointe, CES) : courrier, frappe de CR de réunion, lettre de recommandation
- Participer à l'élaboration puis à la diffusion d'informations diverses à l'encadrement : dates, lieux, ODJ de réunions ou de groupes de travail
- Assurer la diffusion générale de Notes, CR de réunion, courriers (en interne et en externe)
- Assurer le suivi des dossiers de recrutement IDE-AS-CS en lien avec la Cellule de Recrutement DS et le Bureau de gestion DRH : dossier complet, RV pris (SST / médecin agréé), dont le suivi des dossiers de Contrat d'Allocation d'Etudes,
- Assurer la mise à jour des tableaux de suivi RH (suivi du recrutement IDE, CAE, commissions PP,) et l'archivage dans la base des données dans le Common Direction des Soins
- Organizer des réunions : réservation des salles (+ matériel informatique et collation), diffusion des avis
- Organizer la mise en contact de la directrice des soins avec des cadres, des agents, d'autres DSAP,
- Participer à l'organisation d'Evènements : Journée d'accueil des cadres, information sur une nouvelle formation, webinaire,en lien avec la direction de la Communication
- Assurer le suivi de l'organisation de la permanence des Gardes de cadres les w-end et JF
- Formation : adresser les demandes de stage IFCS aux CSS, les autres demandes de stage aux référents par métier (IDE-AS, AMA,) / adresser les demandes d'enquête pour mémoire de fin d'études à la directrice ou à l 'encadrement concerné
- Assurer la gestion et le suivi des stages en soins infirmiers des Etudiants en Médecine pendant la période de juin à septembre en lien avec l'Université
- En l'absence de la Référente, assurer la diffusion des annonces des fiches de postes postes vacants (CS, IDE, IBODE, AS, TL, PPH, MER, MK,) sur Espace Emploi, Intranet, FHF, Indeed

**Echéancier régulier**:

- Mise à jour du support décrivant l’Organisation de la Direction des Soins (4 x/an)
- Mise à jour du portail Intranet Direction des Soins
- Mettre en ligne le planning de présence des cadres de nuit chaque mois dans l’Intranet DS
- Mettre à jour le récapitulatif mensuel de la liste de cadres de garde pour le Bureau Paie-Gestion
- Vérification régulière pour mise à jour de différentes listes de diffusion : groupe CS, groupe CSS
- Suivi et commande des consommables de la Direction des Soins

**Mission spécifique**:

- Assurer la continuité du secrétariat de Direction (en l’absence de la secrétaire) en coordination avec les autres secrétariats de directions fonctionnelles présentes sur le site de Saint-Louis.

**ORGANISATION DE TRAVAIL**:

- Poste à Temps plein (100%)
- Horaires en 7h30 ou 7h36/jour _(à confirmer)_, du lundi au vendredi
- Amplitude horaire d'ouverture du secrétariat DRH/DSAP de 8h45 à 18h00 _(à définir conjointement)_
- Continuité du service à assurer au sein du secrétariat DRH/DSAP lors des absences

**VOTRE PROFIL**:
**Prérequis**:
Bonne connaissance du milieu hospitalier et de son fonctionnement.

**Savoir-faire requis**:

- Expérience en secrétariat.
- Maîtrise des outils informatiques : WORD/ EXCEL/POWER POINT.

**Connaissances associées**:
S'approprier les procédures du GHU Paris Nord et connaître les différentes prestations sociales (institutionnelles, APHP, GHU Nord).

**Connaissances