Assistant(E) Administratif(Ve) Urgences

Description de l'établissement:
Situé en Seine-Saint-Denis, sur les communes d’Aulnay-sous-Bois, Le Blanc-Mesnil, Tremblay-en-France, Sevran et Villepinte, le Centre Hospitalier Intercommunal Robert Ballanger (CHIRB) couvre un bassin de population d’environ 400 000 habitants.

Le CHIRB regroupe sur un parc arboré de plusieurs hectares, ses activités de médecine (addictologie, dermatologie, cardiologie, douleur, endocrinologie-diabétologie, gastroentérologie, HDJ médecine, HDJ oncologie, médecine interne et maladies infectieuses, pneumologie, rhumatologie, réanimation-USC, soins palliatifs, Soins de Suite et Réadaptation (SSR) - polyvalent et locomoteur et neurologique), de chirurgie (ambulatoire, viscérale, thoracique et endocrinienne, maxillo-faciale, plastique et esthétique, ophtalmologie, ORL, orthopédie, urologie, bariatrique). Le secteur Femme-Enfant dispose d’un plateau de consultations performant et dynamique qui comprend une maternité de niveau 2B qui accueille plus de 3 500 accouchements par an, un service de gynécologie-grossesse à haut risque, un planning familial, des services de pédiatrie comportant des lits de soins continus, une néonatologie, une chirurgie pédiatrique orthopédique, viscérale, les spécialités d’ophtalmologie, d’othorhino-laryngologie (ORL), stomatologie, urologique, et un service de pédopsychiatrie. L’établissement dispose d’un plateau technique performant.

Chaque année, il accueille plus de 70 000 passages aux urgences. Il est également doté d’un laboratoire de biologie et d’un service complet comprenant des équipements d’imagerie médicale et de radiologie interventionnelle permettant une aide efficace au diagnostic. L’hôpital s’inscrit véritablement dans son environnement par le biais de ses neuf centres médico-psychologiques (CMP) ainsi que par sa présence à la maison d’arrêt de Villepinte. Le CHIRB possède également une antenne médicale à l’aéroport de Roissy : la Zone d’Attente pour Personnes en Instance. Enfin, son Institut de formations prépare aux diplômes d’infirmier(e)s, d’auxiliaire de puériculture et d’aide-soignant(e).

Description de la mission:
Assure le fonctionnement et l’organisation d’un secrétariat médical (dactylographie, bureautique et tâches administratives courantes)

Accueil physique et téléphonique des patients, familles et autres intervenants (médecins de ville, laboratoire ) avec délivrance de renseignements dans son domaine de compétence.

Gestion des accès dossiers patients, plaintes et réquisitions selon la procédure en vigueur dans l’établissement

Prise en charge des comptes rendus (CRH, lettre de liaison, transfert) et transmission des éléments au médecin traitant via LIFEN.

Vérification et gestion des stocks de documents

Dématérialisation des documents patients et classement de ceux-ci suivant la procédure de l’établissement

Gestion mensuelle des listes de garde et mise à jour des plannings médicaux

Participation aux réunions de service et aux RMM (revue de mortalité et de morbidité)

Vérification des mouvements : entrées et sorties journalières avec transmission et signalement des anomalies rencontrées au service concerné

Gestion des dossiers médicaux des Urgences, de l’UHCD et du SMUR dont dématérialisation.

Frappe des courriers et protocoles médicaux

Gestion et organisation de l’arrivée des internes/externes

Gestion des intérimaires

Mise à jour des différents listings / annuaires et protocoles du service.

Informatique : Mise en place des procédures dégradées en cas de coupure

Gestion de la rubricologie

Saisie du Codage

Assurer le lien entre le service des urgences, le service de la facturation et le DIM

Gestion de la chefferie de service

Gestion des commandes

Statistiques du service

Participation au staff journalier

Participation au staff mensuel avec rédaction et diffusion du compte rendu

Rédaction et diffusion des comptes rendus des réunions

Mutualisation du back office par rotation entre les secrétaires Missions susceptibles d’évolution selon les besoins du service.

Profil recherché:

- Respecter le secret professionnel
- Savoir travailler en équipe et être disponible
- Etre réactif et avoir une grande adaptabilité
- Savoir gérer et répondre à l’urgence
- Avoir une bonne qualité d’écoute et de compréhension de la situation
- Avoir un très bon relationnel
- Savoir gérer son stress
- Maitrise de soi
- Disponible
- Savoir accueillir un public particulier (malade, en situation de handicap, non francophone )
- Faire preuve de polyvalence
- Respecter les règles de confidentialité et du secret professionnel
- Etre rigoureux, consciencieux, autonome, réactif
- Gestion des flux d’activités
- Respect de l’organisation du travail
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles

Horaires : Horaires variables

Période de la journée : Jour

Contrat à durée déterm