Secretaire Administratif

Le camping 5 étoiles, Le Vieux Port, situé à Messanges recrute 2 secrétaires administratifs H/F.

**Secrétaire - Administration Externe**

**Missions principales**:
**Veille au respect des règles et des procédures**

**RECRUTEMENT**

Mise à jour selon plan directionnel

Publication d’offres d’emplois

Tri et présélection des CV

Présence aux salons et forums de l’emploi

Immersions professionnelles France Travail

**EMBAUCHES**

Création et mise à jour des fiches de poste

**FORMATIONS**

Suivi des formations des salariés

Programmation des sessions

Contrôle de la facturation

Communication de tous les dossiers de formations pour prise en charge OPCO

Mise à jour des autorisations de conduite internes annuelles

Rassembler les documents administratifs associés aux embauches pour chaque service

**STAFF**

Suivi de l’affectation et occupation des logements saisonniers, EDL entrée/sortie, suivi des contrats logement signés, suivi des cautions, relance aux managers

Contrôle périodique des permis de conduire du staff

Suivi médical des salariés, organisation des visites médicales (périodiques, reprise,)

**CDD SAISONNIERS**

Classification via enregistrement et archivage des CDD signés

Relances aux managers aux besoins

Gestion et archivage des ruptures de période d’essai

**PLANNINGS**

Transmission hebdomadaire des plannings de tous les services

Archivage des plannings signés, relance aux managers

**CONTRATS DE LOGEMENT DES SAISONNIERS DIRECTS ET COMMERCES CAMPING**

Rédaction et suivi des contrats, EDL, caution pour les logements des saisonniers en emploi direct et prestataires commerçants camping

**GESTION ADMINISTRATIVE DIVERSE**

Courriers, notes de service,

**Secrétaire - Administration Interne**

**Missions principales**:
**Veille au respect des règles et des procédures**

**TABLEAUX DE BORD**

Suivi du tableau de bord de consommation eau piscine des 3 campings

Suivi du tableau de bord des températures piscine pour le camping La Marina

Suivi du tableau de bord des fournitures de bureau

Suivi du tableau de bord des produits pharmacie

**COMMANDES FOURNISSEURS**

Produits piscine : suivi du tableau de commandes pour La Marina

Fournitures de bureau : commandes et gestion des stocks, rapprochement devis/commande/BL/facture + validation sur DOCUWARE

Produits pharmacie : commandes et gestion des stocks, rapprochement devis/commande/BL/facture + validation sur DOCUWARE

Toute autre commande ponctuelle : commande, rapprochement devis/commande/BL/facture + validation sur DOCUWARE

**SERVICE TECHNIQUE**

Rapprochement devis/commande/BL/facture + validation sur DOCUWARE

**SERVICE MENAGE**

Mise à jour du planning ménage: effectifs, chiffres NAXI

Suivi et gestion des temps d’activité (absences, heures suppl,)

Gestion des besoins intérimaires : recherche du personnel, relevés d’activité, contrôle de la facturation, validation sur DOCUWARE

Suivi des prestataires de service : contrats, suivi des heures, contrôle de la facturation

Support 1Check

Rapprochement devis/commande/BL/facture + validation sur DOCUWARE

**RECOUVREMENT**

Suivi des dossiers litigieux avancés des clients, pour Caravanes Landes, Box Landes,

**LABEL & COMMISSIONS DE SECURITE**

Préparation et suivi audit Ecolabel, Vélodyssée,

Préparation commission de sécurité, contrôle des rapports de conformité des sociétés agréées élec, gaz, etc

**PLANS DE PREVENTION**

Suivi, relance et actualisation des dossiers administratifs pour toutes les entreprises intervenant sur un site du groupe

**CONDITION GENERALES DE VENTES**

Suivant indication de la direction, mise à jour des différents types de CGV et contrats de vente sur les entreprises du groupe

**GESTION RELATION AGENCE IMMO**

Suivi et actualisation des tableaux récap sur les locations immobilières du groupe (MAJ locataires, signalement préavis,)

Gestion du 1er niveau d’échange avec les agences partenaires

**OUTILS INFORMATIQUES ** : A l'aise avec l'outil et les systèmes informatiques, utilisation de logiciels _par exemple : Suite Office ; DocuWare ; DocuSign ; Inaxel ;_

Assurer la qualité du travail

Travailler conjointement avec le secrétariat en place et la direction

Liste non exhaustive
- Méthodique et organisé(e)
- Forte capacité d’adaptation
- Réactif (ve)
- Autonome
- Esprit d’équipe
- Gestion du stress
- Expérience à poste similaire requise (3-5 ans)

Vous êtes disponible, souriant(e), et rigoureux(se) et vous avez le sens du travail bien fait.

La maîtrise de l’anglais et de l’espagnol sera un plus.

Permis B obligatoire.

Poste non logé.

Type d'emploi : CDI, 35H

Salaire : 2 200,00€ brut/mois

Programmation (particularités HPA):

- Travail en journée
- Travail le week-end
- Travail les jours fériés

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 2 200,00€ par mois

Lieu du poste : En présentiel