Secretaire Administratif

Le camping 5 étoiles, Le Vieux Port, situé à Messanges recrute 2 secrétaires administratifs H/F. Mission **Secrétaire - Administration Externe** **Missions principales**: **Veille au respect des règles et des procédures** **RECRUTEMENT** > Mise à jour selon plan directionnel > Publication d’offres d’emplois > Tri et présélection des CV > Présence aux salons et forums de l’emploi > Immersions professionnelles France Travail **EMBAUCHES** > Création et mise à jour des fiches de poste **FORMATIONS** > Suivi des formations des salariés > Programmation des sessions > Contrôle de la facturation > Communication de tous les dossiers de formations pour prise en charge OPCO > Mise à jour des autorisations de conduite internes annuelles > Rassembler les documents administratifs associés aux embauches pour chaque service **STAFF** > Suivi de l’affectation et occupation des logements saisonniers, EDL entrée/sortie, suivi des contrats logement signés, suivi des cautions, relance aux managers > Contrôle périodique des permis de conduire du staff > Suivi médical des salariés, organisation des visites médicales (périodiques, reprise,) **CDD SAISONNIERS** > Classification via enregistrement et archivage des CDD signés > Relances aux managers aux besoins > Gestion et archivage des ruptures de période d’essai **PLANNINGS** > Transmission hebdomadaire des plannings de tous les services > Archivage des plannings signés, relance aux managers **CONTRATS DE LOGEMENT DES SAISONNIERS DIRECTS ET COMMERCES CAMPING** > Rédaction et suivi des contrats, EDL, caution pour les logements des saisonniers en emploi direct et prestataires commerçants camping **GESTION ADMINISTRATIVE DIVERSE** > Courriers, notes de service, **Secrétaire - Administration Interne** **Missions principales**: **Veille au respect des règles et des procédures** **TABLEAUX DE BORD** > Suivi du tableau de bord de consommation eau piscine des 3 campings > Suivi du tableau de bord des températures piscine pour le camping La Marina > Suivi du tableau de bord des fournitures de bureau > Suivi du tableau de bord des produits pharmacie **COMMANDES FOURNISSEURS** > Produits piscine : suivi du tableau de commandes pour La Marina > Fournitures de bureau : commandes et gestion des stocks, rapprochement devis/commande/BL/facture + validation sur DOCUWARE > Produits pharmacie : commandes et gestion des stocks, rapprochement devis/commande/BL/facture + validation sur DOCUWARE > Toute autre commande ponctuelle : commande, rapprochement devis/commande/BL/facture + validation sur DOCUWARE **SERVICE TECHNIQUE** > Rapprochement devis/commande/BL/facture + validation sur DOCUWARE **SERVICE MENAGE** > Mise à jour du planning ménage: effectifs, chiffres NAXI > Suivi et gestion des temps d’activité (absences, heures suppl,) > Gestion des besoins intérimaires : recherche du personnel, relevés d’activité, contrôle de la facturation, validation sur DOCUWARE > Suivi des prestataires de service : contrats, suivi des heures, contrôle de la facturation > Support 1Check > Rapprochement devis/commande/BL/facture + validation sur DOCUWARE **RECOUVREMENT** > Suivi des dossiers litigieux avancés des clients, pour Caravanes Landes, Box Landes, **LABEL & COMMISSIONS DE SECURITE** > Préparation et suivi audit Ecolabel, Vélodyssée, > Préparation commission de sécurité, contrôle des rapports de conformité des sociétés agréées élec, gaz, etc **PLANS DE PREVENTION** > Suivi, relance et actualisation des dossiers administratifs pour toutes les entreprises intervenant sur un site du groupe **CONDITION GENERALES DE VENTES** > Suivant indication de la direction, mise à jour des différents types de CGV et contrats de vente sur les entreprises du groupe **GESTION RELATION AGENCE IMMO** > Suivi et actualisation des tableaux récap sur les locations immobilières du groupe (MAJ locataires, signalement préavis,) > Gestion du 1er niveau d’échange avec les agences partenaires Lieu de travail - Messanges (40660) sur la côte sud des Landes Nombre de poste - 2 Profil recherché Expérience **OUTILS INFORMATIQUES**: À l'aise avec l'outil et les systèmes informatiques, utilisation de logiciels par exemple : Suite Office ; DocuWare ; DocuSign ; Inaxel ; > Assurer la qualité du travail > Travailler conjointement avec le secrétariat en place et la direction Liste non exhaustive **Expérience à poste similaire requise (3-5 ans)** Qualités & Compétences - Méthodique et organisé(e) Forte capacité d’adaptation Réactif(ve) Autonome Esprit d’équipe Gestion du stress Vous êtes disponible, souriant(e), et rigoureux(se) et vous avez le sens du travail bien fait. Langues parlées - La maîtrise de l’anglais et de l’espagnol sera un plus. Permis de conduire - Permis B obligatoire. Le Contrat Type de contrat - CDI Poste non logé Temps de travail - 35H Programmation (particularités HPA): - Travail en journée - Travail