Assistant / Assistante de Direction

L'assistant-e des missions GPE, Sûreté et EMTA apporte une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication,d'information, d'accueil et de suivi de dossiers, nécessaire au bon fonctionnement des activités. Il/elle intervient fréquemment en anglais. A ce titre, il-elle assure : - L'accueil physique, la réception et le filtrage des appels téléphoniques, l'orientation des interlocuteurs internes et externes, - Le traitement des courriers, courriels et appels entrants (enregistrement, suivi) - Le traitement des courriers sortants (relecture, suivi des visas et signatures, envoi, classement) - L'organisation des agendas, La préparation, l'organisation matérielle et logistique des différents événements professionnels (réunions, assemblées générales, déplacements, interventions, séminaires, réceptions, conférences téléphoniques ), en lien avec les assistants des autres directions et/ ou avec les partenaires externes, - La rédaction de courriers, notes et compte rendus, - La préparation et le contrôle de documents, - Le classement et l'archivage de dossiers, - Le suivi de dossiers particuliers en lien avec les membres de la direction générale, - Le suivi de l'exécution des budgets alloués (engagements, émission des bons de commandes, mise en paiement des factures, vérification des pièces justificative) - Le suivi administratif et financier des conventions et marchés II-elle vient également en appui à l'assistante de la direction générale, avec laquelle elle travaille en lien étroit, et assure son intérim durant ses absences. Elle prend également une part active au réseau des assistant-e-s de l'établissement. Connaissances mobilisées : - Techniques d'assistanat, - Maîtrise des logiciels bureautiques : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) - Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, ) - Maîtrise des procédures administratives et comptables, - Maîtrise de la construction d'outils de planification, de reporting et de tableaux de bord, - Méthodes de classement et d'archivage, - Parfaite connaissance des interlocuteurs internes et externes, - Connaissance de l'environnement public, - Bonne pratique de l'anglais Compétences requises - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion avec divers interlocuteurs internes et externes, - Sens de l'organisation et des priorités, - Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale, - Aisance relationnelle, - Aptitudes à évaluer les informations, à anticiper, - Autonomie et rigueur de travail, - Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence, - Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique, - Aptitudes à travailler en réseau, - Fiabilité, réactivité, confidentialité et réserve, - Disponibilité. Le postes d'assistant/ e à titre exclusif comporte des obligations spéciales, notamment en matière d'horaires.
- **Qualification**:Employé qualifié
- **Profil recherché**:

- **Expérience**:5 ans - minimum dans une fonction similaire
- **Formation**:Bac+2 ou équivalents
- **Formation**:Bac ou équivalent
- **Langue(s)**:Anglais
- **Compétences recherchées**:

- Accueillir une clientèle
- Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)
- Réaliser la gestion administrative du courrier
- Filtrer des appels téléphoniques
- Organiser le planning d'un responsable, collaborateur
- Anglais bon niveau