Assistant de Direction Generale

Description du poste
A propos d’HUB ONE
Hub One est l’opérateur de technologies digitales pour les entreprises et les organisations publiques. Filiale à 100% d’Aéroports de Paris SA, notre activité historique d'opérateur télécom a été enrichie et nous comptons près de 640 collaborateurs et plus de 10 agences au niveau national.
Notre métier
Acteur de référence de la transformation numérique en univers contraints, Hub One s’appuie sur ses trois expertises : TELECOM, TRACABILITE et CYBERSECURITE. Les défis numériques des entreprises nourrissent au quotidien les innovations de Hub One. Hub One propose ainsi le meilleur des technologies au travers de réseaux digitaux fiables, sécurisés et adaptés aux besoins et usages des professionnels, de logiciels métiers et de services, et ce pour une meilleure efficacité opérationnelle.
Notre défi au quotidien
Animés par nos valeurs d’Engagement, de Proximité et d’Audace, nous veillons à satisfaire l’ensemble de nos clients tout en menant une politique RSE audacieuse visant à réduire notre impact environnemental et à agir en qualité d’employeur responsable en faveur de la diversité et de la solidarité.
Description de l’offre
Votre objectif
Directement rattaché(e) au Directeur Général du Groupe Hub One, vous travaillez en étroite collaboration avec lui. En tant que personne de confiance, vous assurez le soutien logistique et organisationnel indispensable à la gestion efficace de son quotidien ainsi qu'au suivi de l'ensemble de ses activités.
**Vos principales missions**:

- Gestion de l’agenda et des rendez-vous:

- Organisation et suivi de l'emploi du temps du Directeur Général.
- Coordination des réunions, prises de rendez-vous avec des partenaires, collaborateurs et/ou clients.
- Gestion des imprévus, modifications d'agenda et réajustement des priorités.
- Organisation des réunions:
Planification des réunions de Gouvernance, de réunions récurrentes avec des entités externes : maison mère ou partenaires.
Préparation et organisation des Assemblées Générales et Conseils d’Administration en lien avec la Direction Juridique.
- Préparation de l'ordre du jour et des dossiers de travail.
Prise de notes, relevé des actions, diffusion des présentations et comptes-rendus des Comités de Direction.
- Suivi des projets:

- Participation à la gestion de certains projets sous la supervision du Directeur Général.
- Coordination avec les différents services pour assurer le bon avancement des tâches.
- Gestion des communications:
Etroite relation avec les autre membres du Comité de Direction et les interlocuteurs du Groupe ADP.
- Interface entre le Directeur Général et les collaborateurs, clients ou partenaires.
- Filtrage des appels téléphoniques et des courriers électroniques pour le Directeur Général.
- Envoi de courriers, mémos ou présentations pour le compte du Directeur Général.
- Gestion administrative:

- Suivi des dossiers confidentiels et sensibles
- Suivi des contrats, documents légaux ou autres éléments administratifs liés à la Direction Générale.
- Classement et archivage des documents (physiques et numériques).
- Coordination des déplacements:

- Organisation des voyages d'affaires (réservations de transport, hôtels, etc.).
- Préparation des itinéraires, documents de voyage et budgets liés aux déplacements.
- Gestion des priorités et des urgences:

- Anticipation des besoins du directeur général en fonction de l'agenda et des projets en cours.
- Gestion des urgences et des imprévus.
- Relations publiques et communication externe:

- Gestion des relations avec les partenaires, fournisseurs, clients et autorités.
- Organisation de rencontres et déjeuners d'affaires pour le compte du Directeur Général.
Profil recherché
**Vous correspondez au poste si**:
Vous êtes issu(e) d’une formation de type Bac+2 à Bac+3 en secrétariat, gestion, assistanat ou administration.
Vous avez 10 à 15 ans d’expérience sur un poste similaire.
**Vous avez une excellente maîtrise du Pack Office**: Outlook, Word, Excel, Powerpoint.
Vous êtes à l’aise avec les logiciels de gestion et les ERP.
Organisé(e) et rigoureux(se), vous savez faire preuve d’efficacité et d’adaptabilité.
Vous possédez de bonnes qualités rédactionnelles et une bonne orthographe.
Respect de la confidentialité et fiabilité font partie de vos qualités premières.
Vous maîtrisez idéalement l’anglais, en particulier à l’écrit.
**Votre environnement de travail**:

- Vous évoluerez dans un environnement bienveillant et convivial.
- Vous beneficierez d’une journée citoyenne au profit d’une association.
- Vous pouvez partir en congé solidaire et participer à notre Hub challenge (teambuilding annuel).

**Vos avantages**:

- Jusqu’à 2 jours de télétravail/semaine
- Le remboursement des frais de transport en commun à 100%
- L’accès à la salle de sport ADP sur Roissy à tari