Assistant de Direction de La Directrice Général

**Veuillez postuler sur Isarta.fr**:
Grade requis: Cadre d'emplois des Attachés territoriaux

DGA Ressources Humaines

Pôle DGA Ressources Humaines

Direction DGA Ressources Humaines

Service DGA Ressources Humaines

Montpellier Alco

**Catégorie A**

**Filière**: Administrative

**Type de contrat**: Par voie Statutaire Non Statutaire

**Cadre d'emploi**: Attachés territoriaux

**Lieu**: Montpellier Alco

**DESCRIPTION DU POSTE**

**Missions du métier**:
**Assurer les tâches de secrétariat**

**Missions du poste**:
Assurer l'assistance administrative de la DGA des ressources humaines, coordonner les relations transversales et gérer des dossiers ou missions déléguées en propre.

**Activités métier**:
Assiste l'activité de l'équipe

Assure la gestion des fournitures de bureau

Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers

Enregistre et suit le courrier départ et arrivé (photocopies, fiches de liaisons)

**Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements**

Met en forme, sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents

Procède à l'accueil physique et téléphonique du public

Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public

**Activités poste**:
Organisation de la vie professionnelle de la Directrice Générale Adjointe:

- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre et de sa propre capacité à les discerner et à anticiper
- Structurer et prioriser les différentes sollicitations. Réorienter ou temporiser le cas échéant
- Assister la DGA en préparant les fonds de dossiers ou éléments pour les différentes réunions
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements de la Directrice et de son équipe immédiate
- Assure le reporting régulier auprès de sa hiérarchie.
- Peut être amené(e) à intervenir dans les mêmes conditions auprès de la chargée de mission de la DGA RH

Coordination et organisation des différentes instances de gouvernance:

- Proposer et mettre en oeuvre le planning prévisionnel annuel des différentes réunions du CODIR et de la DGA (CODIR, réunions régulières avec les autres DGA, séminaires, CODIR élargi...)
- Organiser et s'assurer du suivi de chacune de ces réunions : préparation des ordres du jour, des invitations et de la distribution des rôles, de la logistique et la rédaction des comptes-rendus ou relevés de décisions...
- S'assurer du suivi des décisions et des retours à réaliser
- Alerter la DGA RH en cas de difficulté sur une situation ou un dossier

Assistance administrative de la Direction:

- Assurer la frappe et la rédaction de courriers
- Assurer les accueils physiques et téléphoniques des usagers de la DGA RH et plus spécifiquement de sa hiérarchie dans le respect de la démarche qualité accueil.
- Etre force de proposition dans son domaine de compétences.
- Assurer un suivi et une analyse des postes de dépenses entrant dans le champ de la gestion par centre de responsabilité de la DGA RH et attirer l'attention en cas de difficultés.
- Gérer certains dossiers spécifiques et en assurer le reporting
- Assurer la gestion du temps de travail et des frais de déplacement des collaboratrices/collaborateurs directement rattachés à la DGA RH

Coordination des relations transversales:

- Assurer la diffusion des informations auprès des directions RH voire auprès des DGA opérationnelles, de l'élu(e) en charge des RH et des autres interlocuteurs institutionnels.
- Travailler en étroite collaboration avec la responsable du Service d'Accueil et d'Orientation en charge du secrétariat mutualisé afin d'assurer le bon fonctionnement administratif et d'accueil physique et téléphonique de la DGA
- Assurer une coordination au sein de la DGA en particulier en matière de congés, des permanences téléphoniques, alerter en cas de difficultés.
- Assurer une coordination spécifique (tenue de tableaux, suivi d'activité...) des relations avec le Cabinet et le secrétariat du Président pour ce qui est des circuits de bon fonctionnement des liens entre la DGA et ces instances.
- Assurer le lien avec les élus de la CAP et le conseil de discipline.

Vie de la DGA:

- Contribuer à l'organisation d'évènements ou de projet pour la DGA sur des missions de coordination, logistique, commandes...
- Gérer certains projets transversaux pour la DGA (exemple : aménagements...)
- Assurer une coordination spécifique des relations avec les services supports (bâtiments, mobilier,...)
- Contribuer exceptionnellement à des actions ou évènements organisés par le Conseil Départemental à destination du personnel

**PROFIL RECHERCHÉ**

**Chiffres clés**:
Une moyenne de 20 parapheurs par jour

Près d'un millier de courriers par mois

plusieurs CAP par an et conseils de discipline

**Contraintes du poste**:
Poste à temps complet

Travail en lien direct avec la Directrice général