Coordinateur(Trice) Pôle Déplacements

L’École des Ponts ParisTech est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche dans le domaine des sciences, des usages et de l’économie pour répondre aux enjeux du développement durable. Sous tutelle du Ministère de la transition écologique et sous statut d’EPSCP (Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel), ses missions concernent la formation initiale et continue, la recherche, la diffusion des connaissances, le transfert vers les secteurs économiques et l’aide à la création d’entreprises. Ses activités s’inscrivent sur le plan national et international. Avec un effectif moyen de 450 personnes, elle est principalement organisée autour de trois pôles : Formation (1800 étudiants, 1000 intervenants), Recherche (12 laboratoires) et Services support. Depuis sa création en 1747, la plus ancienne école d’ingénieurs ne cesse d’être à la pointe de l’innovation dans l’organisation et le contenu des cursus, en liaison permanente avec une recherche d’un niveau d’excellence reconnu et qu’elle veut porteuse de valorisation. Présentation générale du service: Au sein du Secrétariat Général, le service des affaires budgétaires et financières a pour rôle de proposer au directeur de l’École la stratégie financière de l'établissement et de piloter l'élaboration annuelle du budget. Il pilote le contrôle de gestion et est garant des règles de comptabilité analytique dans un objectif de calcul des coûts complets des activités de l'établissement et de tarification des "produits". Il anime le dialogue de gestion avec les centres de responsabilité budgétaire et assure le suivi de l’exécution budgétaire. Le service est composé de deux pôles : le pôle d’exécution budgétaire et le pôle gestion des déplacements. Le poste à pourvoir est intégré au sein du pôle gestion des déplacements, en charge des déplacements des agents, des élèves et invités de l’École. Sous l’autorité du chef de service, le/la titulaire du poste aura les principales missions suivantes: - Organisation des déplacements professionnels: - Réservation de prestations liées à la mission : transport, hébergement, location de véhicules, soit directement par l’intermédiaire d’un outil de réservation en ligne, soit par l’intermédiaire d’une agence de voyages - Relation avec l’agence de voyages et les directions de l’École - Assistance auprès des utilisateurs sur l’outil de gestion des déplacements - Participation à la rédaction du marché public relatif aux déplacements et de la politique voyage - Participation à l’écriture de procédures, notes de service et divers supports de communication - Gestion des dossiers: - Suivi des ordres de missions : contrôle de régularité et de conformité - Traitement des factures et notes de frais en s’assurant du respect de la règlementation en matière de frais de déplacements - Mise en paiement des notes de frais et des factures liées aux déplacements - Gestion des litiges : relances, impayés, contentieux, - Suivi et traitement des observations de l’Agence comptable : régularisation des avances, calcul des charges à payer... - Gestion courante des outils: - Mise à jour des données dans l’outil de gestion financière (création des tiers notamment) - Paramétrage de l’outil de gestion des déplacements (Notilus) : profils des utilisateurs (ajout des tiers, modification des habilitations, accès, données personnelles), mise à jour des taux (taux de change, taux de mission) - Le/la titulaire du poste sera également en charge des missions suivantes: - Coordonner l’activité du pôle déplacements - Être référent technique de l’outil Notilus et assurer l’interface avec le prestataire Dimo Software en cas de dysfonctionnement - Être référent technique pour les problématiques liées aux flux d’information entre Notilus et le SI ELAP finances - Animer le réseau des gestionnaires en charge des déplacements à l’ENPC - Assurer la suppléance de ses collègues du pôle dépenses (gestion des demandes de paiement directes) et recettes au sein du service des affaires budgétaires et financières - Réaliser des études ou analyses spécifiques en tant que de besoin (bilan carbone, etc.) - Assurer une veille juridique sur le domaine de compétence, anticiper la mise en œuvre des nouvelles règlementations - Améliorer et formaliser les procédures internes sur le domaine de compétence (fiches de procédure, etc.) - Mener la réflexion et l’analyse dans le cas d’un changement d’outil de gestion des déplacements ou de marché Cette liste n’est pas exhaustive, d’autres missions pourront être confiées au titulaire du poste en fonction des nécessités de service. Poste de catégorie B. Fonctionnaire ou contractuel. Poste à temps plein. Une expérience en agence de voyages serait un plus. **Compétences techniques requi