Secrétaire Des Responsables à La Mds Du Pont-vieux

Présentation de la collectivité, de la direction et du service

Grandes lignes d'activité de la direction:

- Affirmer le rôle du Conseil Départemental comme chef de file de l'action sociale.
- Garantir la mise en oeuvre de la politique départementale de solidarité auprès des usagers et habitants.
- Assurer au niveau local la relation avec les partenaires.
- Animer le projet social de territoire et favoriser le développement social local.

Enjeux, Missions, Conditions particulières d'exercice

Enjeux et objectifs du poste:

- Assister le-la responsable de la MDS et son-sa (ses) adjoint-e(s) en termes d'organisation, de gestion administrative, de communication, d'accueil et de suivi des questions logistiques.
- Assurer les interfaces administratives avec les directions de missions et les partenaires

**MISSIONS PRINCIPALES**:
Organisation de la vie professionnelle des responsables
- Assurer et organiser le secrétariat
- Gérer les agendas et organiser les réunions, en fonction des priorités et échéances (convocations, réservations de salle, préparation de dossiers...)
- S'assurer du bon déroulement et de la préparation des réunions organisées par la MDS
- Organiser les déplacements

Planification, coordination et suivi de dossier
- Assister le responsable en réunions,
- Préparer différents dossiers (recherche d'information, rédaction, synthèse...)
- Mettre à jour des outils de suivi, des tableaux de bord, assurer un suivi statistique de l'activité de la MDS et en rendre compte
- Assurer la gestion de dossiers et courriers sensibles
- Concevoir et assurer le suivi des plannings

Participation à la communication de la MDS
- Recevoir, enregistrer, trier et suivre le courrier et les parapheurs...
- Rechercher et diffuser des informations (documentation sociale...)
- Rappeler les informations importantes

Référent RH/logistique/informatique de la MDS en lien avec la DTS et la Mission Pilotage et Ressources:
Faire remonter au(x) assistant(s) administratif(s) de DTS : les terrains de stages, les demandes de formations (payantes ou
- non), les demandes spécifiques liées aux déplacements
- Faire remonter au pôle coordination logistique du service de la Mission Pilotage et ressources les besoins de réaménagements, de réparations importantes.
- Informer le service coordination informatique de la Mission Pilotage et Ressources de la DGDA territoires et Action Sociale de proximité des changements de référents de la MDS pour mise à jour des droits informatiques
- Transmettre aux Directions support (DSIN, DCP) les besoins informatiques, les besoins de petit matériel, les commandes de tampons,...
- Planifier la gestion de l'utilisation du (des) véhicules de service de la MDS

**Horaires**réguliers avec amplitude variable selon les besoins du service public et en fonction des situations.

3 types de forfait de temps de travail sont proposés: 35h/semaine, 39h/semaine (23 RTT), 37,5h/semaine (15RTT) et 25 jours de CP.

Cette offre sera publiée jusqu'au **03/03/2025**inclus.

Profil recherché

**SAVOIRS**:

- Connaissance de l'environnement administratif, institutionnel et politique
- Connaissance des outils de communication
- Notions de l'environnement professionnel du domaine d'activité
- Connaissance des règles de l'expression orale et écrite
- Connaissance formalisme des documents administratifs courants
- Maîtrise des règles d'organisation du travail et de gestion du

**SAVOIRS-FAIRE OPERATIONNELS**:

- Communiquer et s'adapter à la diversité des interlocuteurs
- Utiliser l'outil informatique et bureautique
- Hiérarchiser les priorités en cas d'urgence
- Synthétiser et rédiger des documents, des rapports, des comptes rendus
- Proposer des solutions, anticiper les demandes
- Travailler en équipe, transversalité, partenariat et/ou équipe pluridisciplinaire

**APTITUDES PERSONNELLES**:

- Rigueur et méthode
- Organisation
- Relationnel
- Distanciation
- Réactivité
- Adaptabilité
- Disponibilité
- Esprit d'initiative
- Discrétion
- Confidentialité
- Respect d'autrui et écoute
- Travail en équipe- Catégorie:
B, C- Cadre Emploi:
Rédacteurs territoriaux, Adjoints administratifs territoriaux- Grade:
Adjoint administratif principal 1ère cl, Adjoint administratif principal 2ème cl, Adjoint administratif territorial, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2e classe