Assistant(E) de Scolarité

Le poste est positionné au niveau de l’accueil étudiants du Pôle Formation - composé de 2 personnes. Il est placé sous l’autorité du secrétaire générale du Pôle Formation. Plusieurs tâches ci-dessous se réalisent en binôme. Les assistant(e)s de scolarité - chargé(e)s d’accueil assurent un appui aux services du Pôle Formation notamment en charge de la scolarité, ils sont les interlocuteurs privilégiés des étudiants pour un premier niveau d’assistance et d’accompagnement, mais également dans le recueil de leurs remarques à travers les réunions de délégués et conseils pédagogiques.

**MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES**

**Mission 1 : Assurer l’accueil et des tâches administratives**
- Recevoir, renseigner et orienter les enseignants et visiteurs du Pôle Formation
- Réceptionner le courrier, le traiter et le distribuer, notamment en interne (parapheurs)
- Traiter les courriels adressés au Pôle Formation et/ou les rediriger au besoin
- Délivrer les relevés de notes, attestations de réussite aux étudiants, et autres certificats en anglais notamment
- Participer à l’organisation logistique des examens (convocation des surveillants, appels )
- Gérer les transferts de dossiers des étudiants (transferts départ et transfert arrivée)
- Assurer des tâches de secrétariat diverses (mise en forme de documents destinés aux étudiants, traduction de certains documents à l’attention des étudiants étrangers en anglais)

**Mission 2 : Assurer l’accueil et la relation aux étudiants**
- Recevoir les étudiants, les renseigner et les orienter vers le bon interlocuteur si besoin
- Suivre les demandes formulées par les étudiants (présentiel et distanciel) en fonction des procédures dédiées
- Organiser l’élection des délégués étudiants (mandat annuel),

**Mission 3 : Missions transversales au Pôle Formation**
- Assurer un soutien aux services du pôle formation, notamment de scolarité en période de pics d’activité
- Assurer un support logistique lors de l’organisation d’évènements en lien avec les étudiants
- Organiser les réunions du Conseil Pédagogique et réunions délégués étudiants, contribuer aux réunions des conseils de perfectionnement, y assister en vue d’en rédiger les comptes-rendus (français ou anglais)
- S’assurer de la mise à disposition d’une information de référence à jour
- Organiser la collecte et la mise en ligne des syllabi de cours
- Centraliser les annales d’examen, et les communiquer aux services de bibliothèque pour publication
- Mettre à jour les pages des sites internet (Ecole TSE, Université Toulouse Capitole)

**COMPÉTENCES REQUISES**

**Les savoirs**
- Connaître les textes régissant l’activité (modalités de contrôles des connaissances, actes )
- Connaître la fonction de scolarité dans une université et son cadre réglementaire
- Connaître le fonctionnement de l’Ecole TSE et de l’Université Toulouse Capitole

**Les savoir-faire opérationnels**
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel) et présenter des aptitudes autour du web
- Savoir analyser les questions, répondre aux enseignants, répondre aux interrogations des étudiants et argumenter les décisions
- Savoir gérer l’imprévu et les pics d’activité (périodes d’examens notamment) et prioriser
- Savoir organiser son travail et gérer les urgences
- Langue anglaise : Niveau minimum B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

**Les savoir être comportementaux**
- Capacité à travailler en équipe, à respecter la confidentialité
- Autonomie, sens de l’écoute, rigueur, curiosité, prise d’initiative
- Aptitude à travailler dans l’urgence. Pics d’activité nécessitant une adaptabilité pour les horaires

Type d'emploi : CDD
Statut : Cadre
Durée du contrat : 36 mois

Rémunération : 1 801,74€ par mois

Avantages:

- RTT

Horaires:

- Travail en journée

Rémunération supplémentaire:

- Primes

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 01/04/2025