Assistant Et Gestionnaire Financier de Direction

**Qui sommes-nous ?**

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC. Labellisée Idex et Pôle Universitaire d’Innovation (PUI), Sorbonne Université s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle. Elle promeut la diversité, l’interdisciplinarité, l’innovation et l’ouverture sur le monde.

Déployant ses formations auprès sa communauté étudiante de 52 000 membres dont 4 000 doctorantes et doctorants et plus de 10 000 étudiantes et étudiants étrangers, Sorbonne Université emploie 6 400 personnels d'enseignement et de recherche et 3 000 personnels administratifs et techniques. Son budget est de 795 M€.

Située principalement au cœur de Paris, Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions. Sorbonne Université présente une organisation en trois facultés de « Lettres », « Médecine » et « Sciences et Ingénierie » qui mettent en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance interfacultaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources**.**

**Présentation de la direction**: La direction de la recherche et de l’innovation (DR&I) est responsable de la mise en œuvre de la politique de recherche et d’innovation de l’université et participe à son élaboration de cette politique en apportant des informations consolidées, des expertises et des analyses.

**Présentation du service**: Au sein de la DR&I, le Département de soutien aux politiques de recherche a en charge le suivi et l’analyse des activités de recherche, des accords institutionnels de l’université, et la gestion et l’animation des programmes transfacultaires et notamment les instituts et initiatives pluridisciplinaires. Il assure également le fonctionnement général de la direction : recrutements, suivi et évolution de ses personnels, élaboration et réalisation de son budget.

**Localisation**: Campus Pierre et Marie Curie, 4 place Jussieu 75005 Paris
- **Vos missions en quelques mots**

**Mission**:
Au sein de la direction de la recherche et de l’innovation (DR&I), l’assistant-e et gestionnaire financier-e de direction est affecté(e) au bureau du budget et des ressources humaines de la structure:

- Assister la direction de la DR&I afin d'optimiser la gestion de son activité
- Assurer l’assistance technique, logistique et administrative de la direction
- Contribuer aux activités de coordination et de communication.

**Activités principales**:

- Organiser les rendez-vous, le planning du directeur et filtrer les appels/accueils physiques
- Gérer les commandes d’achats : devis, bons de commandes, vérifications
- Suivre les achats par carte et respect des plafonds de dépenses
- Organiser les déplacements et les missions : réservation de transport et d’hébergement, édition des ordres de mission, états de frais
- Préparer et organiser des réunions : convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, commandes des traiteurs,...
- Participer à la diffusion de l’information concernant les projets en interne et en externe
- Préparer les courriers et les documents, suivre le circuit des visas et des signatures
- Effectuer le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques.

**Vous serez également amené.e à réaliser les tâches suivantes**:

- Assurer l’interface avec les autres services administratifs
- Rédiger des courriers, des comptes rendus, des notes...
- Mettre en place des conventions de stage, suivi des paiements des gratifications et des absences
- Archiver des documents

**Outils spécifiques à l’activité**: Sifac, Smartdata

**Encadrement**: NON
- **Profil recherché**

**Connaissances transversales requises**:

- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et de ses trois facultés
- Bonne connaissance des techniques de secrétariat
- Techniques de gestion financière et de la comptabilité publique
- Utilisation des techniques de classement et d’archivage

**Savoir-faire requis**:

- Capacité à concevoir une organisation des dossiers ; savoir trier et classer les informations
- Capacité à hiérarchiser et à prioriser les demandes
- Capacité à proposer des améliorations des procédures

**Savoir-faire**:

- Maîtrise et utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
- Utilisation du logiciel SIFAC ou SAP
- Utilisation des outils de communication (messagerie, agenda électronique)

**Savoir-faire transversaux**:

- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

**Savoir être**:

- Polyvalence et capacité d’adaptation
- Autonomie, méthode et rigueur
- Aptitude à travaill