Assitant(E) de Direction

**À propos de nous**:
Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l’enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie.

Le Groupement Hospitalier Centre regroupe trois établissements : l’hôpital Edouard Herriot, l’hôpital des Charpennes et le Centre de soins dentaires. Il est une référence dans de nombreuses spécialités médicales et chirurgicales, les pathologies bucco-dentaires de l’adulte et de l’enfant et la prise en charge des patients âgés.

**Mission**:
Définition générale de la fonction:
Le poste à pourvoir est à plein temps, au sein du secrétariat de direction du groupement, pour assurer le secrétariat de la direction du groupement, et sous sa responsabilité directe.

Principales tâches du poste:

- **Gestion « agenda »**

Organisation de réunions (agenda, ordre du jour, mise en forme des supports, organisation logistique, etc.)

Gestion des agendas des directeurs, de l’attaché et de la chargée de projet (prise de RV, organisation de réunions via l’outil Outlook)

Gestion des salles (réservations pour les différentes réunions organisées par la Direction mais également pour différents interlocuteurs en lien avec la Direction)

Organisation des points hebdomadaires et mensuels en lien avec les Directeurs et leurs interlocuteurs directs,

Organisation et préparation quotidienne de réunions et installation des équipements si besoin

Programmation et gestion des déplacements : préparation des ordres de mission, réservation des véhicules HCL et des billets de transport (avion, train), remboursements de frais.
- **Gestion des astreintes de direction**

Préparation du tableau annuel de garde des directeurs

Préparation hebdomadaire des bons de transport de la mallette de garde

Préparation et diffusion hebdomadaire du tableau de garde des directeurs, cadres de santé, cadres supérieurs de santé et du personnel paramédical
- **Instances**

Organisation et suivi des instances telles : comité clientèle, comité RSE, copil SDI, commission des séjours longs.

Coordination de l’élaboration du calendrier annuel des instances
- **Accueil physique et téléphonique**

Accueil, information, gestion des appels téléphoniques
- **Saisie / Courriers**

Gestion du chrono, rédaction, frappe des courriers et comptes rendus de réunions, diffusion d’informations, suivi des courriers à la signature de la Direction Générale

Réception, tri, enregistrement et dispatching du courrier reçu

Classement et archivage dans l’espace partagé de la Direction
- **Gestion des ressources immobilières du groupement**

Mise à jour régulière de leur cartographie

Recensement des besoins
- **Organisation matérielle et logistique**

Commandes de matériels et fournitures de bureau

Demandes de maintenances matérielles avec Quick DI
- **Relations avec les usagers**

Contribution ponctuelle à la gestion du secteur des réclamations des usagers et communication des dossiers médicaux en lien avec le Référent Usagers

Les deux Assistant(e)s de direction doivent être totalement polyvalentes et assurer la continuité du service.

**Profil**:
**Connaissances Professionnelles**:

- Connaissance et expérience du travail en secrétariat de direction souhaitées
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Utilisation des outils bureautiques et téléphoniques (Doodle, confcall, visioconférence,)
- Maîtrise parfaite de l’orthographe
- Rapidité de dactylographie

Qualités souhaitées:

- Discrétion professionnelle
- Respect de la confidentialité
- Très bonne capacité relationnelle
- Sens de l’organisation et autonomie
- Esprit d’initiative
- Esprit de synthèse et capacité à gérer les priorités
- Capacité à informer et à rendre compte
- Anticipation
- Adaptabilité

Quotité de temps de travail : 100%

Base 35H/37h30/39h : 37h30, 15j RTT

Repos fixe / variable : Repos fixe

Horaires de travail : Amplitude 8h-17h répartis en accord entre les 2 assistantes de direction