Secretaire de Direction

**Missions**:

- La délégation transition environnementale et énergétique de la Métropole de Lyon incarne l’ambition métropolitaine de transition écologique sur les volets cycle de l’eau, déchets, écologie / environnement / énergie, énergie des bâtiments, déployés au sein de directions dédiées à chacune de ces thématiques.
Au sein de la Délégation Transition Environnementale et Énergétique (DTEE), la Direction Environnement, Ecologie, Énergie (D.E.E.E.) porte les politiques publiques métropolitaines en matière:

- d’environnement et de risque,
- de nature et de biodiversité,
- d’agriculture et d’alimentation,
- de résilience et de climat,
- de transition énergétique.

Face à l’urgence climatique, à l’effondrement de la biodiversité et à la pression sur les ressources, la D.E.E.E. contribue au développement de la nature en ville, à la préservation des milieux et ressources pour un territoire résilient, une alimentation saine et des conditions de vie apaisées et de qualité pour tous.
Le secrétaire de direction est chargé d’assurer le secrétariat de l’équipe de direction. Il intervient aussi en appui et complémentarité avec les autres secrétaires de service.
- VOS MISSIONS:

- assurer le secrétariat de la direction et des chargés de mission:

- organiser les réunions et assurer la logistique (accueil, matériel ),
- assurer la gestion et le suivi des agendas,
- saisir les notes, mise en page et relecture, rédiger des courriers simples,
- mettre à jour les tableaux de bord,
- gérer le courrier (enregistrement, diffusion, suivi des courriers signalés ),
- mettre en page des documents (Word, PowerPoint).
- assurer une fonction d’accueil téléphonique et d’accueil physique.
- assurer la gestion des déplacements et réceptions (élaboration des ordres de mission, relations avec les différents interlocuteurs, réservation d’hébergement ).
- organiser et gérer le classement:

- des documents papier,
- du classement informatique,
- des documents de références et de projet.
- assurer la gestion des fournitures de bureaux (compilation des commandes), en lien avec les secrétaires référentes au sein des services.
- assurer une interface avec le SRH sur la gestion des ressources humaines:

- gestion des congés, et suivi du planning des congés,
- gestion des absences (interruptions et reprises de service).
- participer et contribuer à la dynamique du collectif de secrétaires/assistantes.
- participer à d’autres missions transverses ou de service en tant que de besoin.

Selon les besoins du service et de la direction, assurer, en lien avec les autres secrétaires de service, la continuité de service.

**Profil**:

- VOS CONNAISSANCES ET COMPETENCES:

- améliorer la présentation d’un document,
- accueillir, communiquer, informer, dialoguer, transmettre un message,
- savoir organiser et planifier son travail,
- comprendre et analyser une question, une demande, une consigne,
- respecter des procédures et des délais,
- capacité à travailler dans l’urgence,
- maîtrise de l’orthographe, de la grammaire et de la syntaxe,
- connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales et règles associées (RH, marché, fonctionnement délibératif).
- VOS APTITUDES ET QUALITES:

- capacités rédactionnelles et relationnelles,
- rigueur, précision et méthode,
- discrétion, disponibilité,
- capacité d’initiative et d’autonomie,
- force de proposition, dynamisme et réactivité,
- goût du travail en équipe et en réseau,
- rendre compte,
- capacité à se former et à entretenir ses connaissances.
- CONDITIONS DE TRAVAIL:

- lieu : Tour Part Dieu, 129 rue Servient, 69003 Lyon
- temps de travail : 3 cycles de travail hebdomadaires sur 5 jours travaillés sont possibles après accord du manager : 35h (7h/jour), 37h30 (7h30/jour + 15 jours d'ARTT), 38h45 (7h45/jour + 22 jours d'ARTT)
- déplacements : pas de déplacements prévus dans le cadre des missions
- conditions d’exercices : pas de conditions spécifiques