Assistant de La Directrice Générale Des Services

**À propos de nous**: Au sein de la Direction Générale des Services, le Domaine des Ressources Humaines et du Développement Social regroupe l’ensemble des fonctions Ressources Humaines d’un établissement public d’enseignement supérieur. Il s’agit de concevoir et de mettre en œuvre une politique de gestion des ressources humaines en lien avec les orientations stratégiques de l’établissement que ce soit en matière de développement des compétences, de recrutement, de rémunération et de qualité de vie au travail ainsi que d’assurer une gestion individuelles des agents de qualité tout au long de leur carrière. **Mission**: L’assistante ou assistant de direction est rattaché(e) directement à la Directrice Générale des Services Adjointe Ressources Humaines et du Développement Social (DGSA RHDS). Acteur essentiel dans la bonne réalisation de la mission affectée à la Directrice Générale des services adjointe, l’assistante ou l’assistant est la référente ou le référent des services en matière de: - planification de l’agenda de la Directrice générale des services adjointe et des activités du Domaine, - organisation de réunions, groupe de travail et de leur suivi (réservation de salles, préparation des ordres du jours et des dossiers) - gestion des déplacements, - suivi et diffusion des informations entrantes et sortantes de la Direction : réception, tri et aiguillage des courriers, notes et courriels externes et internes au sein des équipes, suivi des éventuelles demandes de réponses, - gestion des appels téléphoniques et prise des messages, - gestion des parapheurs, - rédactions et mise en forme des travaux bureautiques : courriers, notes, rapports, relevé de décision, comptes-rendus, présentations - prise en charge des aspects logistiques pour l’ensemble du Domaine (commande et suivi du stock de fournitures), - planification des évènements conviviaux du Domaine, En étroite collaboration avec les assistant-es de la Direction générale et du cabinet de la Présidence, elle ou il sera l’interface du Domaine RH en assurant: - la gestion de l’agenda de la Vice-présidente déléguée en charge des Personnels, des Carrières et de la Qualité de Vie au Travail pour les rendez-vous en lien avec le Domaine RH - le suivi de dossiers sensibles que pourra lui confier la Directrice,la constitution de dossiers synthétiques avec les éléments qu’elle ou il aura collecté auprès des services, du cabinet de la Présidence, du rectorat, du ministère, etc. L’assistant ou l’assistante aura en charge l’organisation et le suivi administratif des instances du Domaine : le Comité Social d’Administration de l’Etablissement, les Commissions paritaires et le Conseil d’administration: - suivi des aspects réglementaires, convocations des membres, rédaction des procès-verbaux, - assurer le bon déroulement de la procédure en collaboration avec les services et la chargée du contrôle interne et de la conformité réglementaire. **Conditions générales du poste**: **Catégorie du poste : B** **Quotité **:100 % **Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt** **Poste ouverts aux fonctionnaires et aux contractuels** **Régime indemnitaire (RIFSEEP) -Cotation poste : Groupe 1** **Rémunération**: pour les titulaires**:en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 441€ (+ modulation grade) pour les contractuels : elle est comprise entre 1836.20€ et 2362.93€ en fonction de l’expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (213€) **Profil**: **Connaissances**: - Concepts et méthodes d’organisation d’un secrétariat de direction **Savoir-faire** - Savoir gérer son activité en autonomie dans un calendrier contraint - Mettre en œuvre des procédures et des règles - Savoir utiliser les logiciels spécifiques à l’activité (bureautique) - Avoir de réelles qualités rédactionnelles - Techniques de communication - Savoir faire face aux imprévus et être capable de traiter différents sujets en même temps - Hiérarchiser les urgences pour optimiser son organisation **Savoir être** Très forte appétence pour le travail en interaction avec de nombreux acteurs - Sens de l’initiative et de l’organisation - Rigueur et discrétion **Niveau et diplôme exigé **/ **expériences souhaitées **:B_ac minimum_ **Avantages**: - Contributions aux frais de transport en commun - Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois - Contributions à la complémentaire santé - Subvention restauration collective - Chèques vacances - Service social - Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage) - Activités sportives et culturelles - Etablissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité) - Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces) - Evenements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences..)