Assistant de Direction

Poste ouvert aux contractuels en CDI de droit privé et aux fonctionnaires en détachement (3 - 5 ans renouvelable) sur contrat de droit privé - Statut agent de maîtrise

Montpellier

**Contexte et présentation de l’EPF d’Occitanie**:
L’Établissement public foncier (EPF) d’Occitanie est un établissement public d’État à caractère industriel et commercial (EPIC) dont la mission principale est le portage foncier pour le compte de collectivités territoriales afin de réaliser des opérations d’intérêt public. Son action s’inscrit dans le cadre du programme pluriannuel d’intervention (PPI) 2024-2028, les trois axes principaux s’articulent actuellement autour du développement de l’offre de logements, notamment sociaux (au moins 70% des engagements financiers), du confortement de l’attractivité des territoires (au moins 20%) et des actions sur la prévention des risques et la préservation de l’environnement (au plus 10%), représentant près de 439 M€ sur cinq ans.

Ses prérogatives territoriales s’étendent sur les treize départements de la région avec un siège maintenu à Montpellier et une antenne dans la métropole toulousaine.

L’EPF d’Occitanie comprend plus de soixante-dix collaborateurs basés à Montpellier et Toulouse regroupant la direction générale, une direction foncière Est, une direction foncière Ouest, une direction travaux et expertise bâtimentaire, une direction traitement des copropriétés et restructuration urbaine, une direction du pilotage de la performance et de la prospective, une direction des ressources humaines ainsi qu’une direction administrative et financière, en charge des SI.

L’intervention de l’EPF génère la signature de près de 120 conventions avec les collectivités par an et la programmation budgétaire annuelle est de plus de 70 millions d’euros.

L’établissement pilote également une opération d’intérêt national et est actionnaire d’une foncière régionale.

**Missions**:
Directement rattaché à la Directrice générale et au Directeur général adjoint en cas d’absence, l’assistant de direction (F/H) assure l’assistanat et le suivi administratif de la Directrice générale.

**Responsabilités**:
L’assistant de direction (F/H) est le premier contact de tous les partenaires extérieurs qui souhaitent joindre la direction générale en particulier les cabinets des ministres de tutelle, des préfets, des élus et autres institutions. Il/elle assure également la centralisation des sollicitations internes.

Au regard de ce positionnement, l’assistant de direction (F/H) assure l’organisation de la vie professionnelle de la Directrice générale:

- **Organisation administrative générale**
- Gestion de l’agenda:

- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en sachant prioriser
- Assurer la transmission des informations importantes dans des délais maîtrisés
- Organiser et optimiser les très nombreux déplacements de la direction générale
- Préparation des dossiers et de gestion des courriers signalés:

- Réaliser et mettre en forme de documents (courriers, comptes rendus )
- Procéder à la relecture des courriers / documents transmis par les autres directions en vue de leur signature par la direction générale
- Préparer les dossiers pour les réunions et les déplacements (gestion des délais de constitution des dossiers, demande/relance auprès des directions métiers pour obtention des pièces, impression et mise en forme )
- Organisation et planification des réunions:

- Rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction générale
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
- Gestion administrative:

- Préparer les états de frais de déplacement
- Gérer les sollicitations (appels, mails, visites, etc.) de la direction générale:

- Assurer une réponse systématique et adaptée aux divers et très nombreux interlocuteurs de la Directrice générale
- Recevoir, filtrer et transmettre les informations (messages, courriers)
- Assurer la préservation de l’image de marque de l’EPF dans le cadre des échanges avec l’extérieur
- **Préparation des instances**

En collaboration avec l’assistant (F/H) chargé(e) de cette mission, participer à la préparation des Conseils d’administration (CA) et des Bureaux en appui du chargé des instances (F/H):

- Réaliser le rétroplanning de préparation
- Mettre en forme et éditer des ordres du jour
- Réaliser les campagnes téléphoniques auprès des administrateurs
- Réserver des salles
- Organiser les repas
- Assurer l’accueil physique des administrateurs lors des séances
- **Événements ou travaux spécifiques**

Dans le cadre d’événements ou de travaux spécifiques, l’assistant de direction (F/H) appuie les autres collaborateurs de la Direction générale en matière d’action de communica