Secrétaire de Direction

**À propos de nous**:
Le Centre Hospitalier Régional Metz-Thionville est un établissement multi-sites, composé de : l’hôpital Mercy (Metz), l’hôpital Bel Air (Thionville), l’hôpital Femme Mère Enfant de Metz, l’hôpital Femme Mère Enfant de Thionville, l’hôpital d’Hayange, l’hôpital Félix Maréchal (Metz), l’EHPAD Saint Jean, l’EHPAD Le Parc, ainsi que de services partagés avec l’HIA Legouest.

Avec plus de 1 900 lits et près de 6 000 professionnels, le CHR Metz-Thionville est l'établissement de santé le plus important du territoire Nord lorrain couvrant un bassin de population de 800 000 personnes et un champ d’activités complet, grâce notamment à des plateaux techniques modernes et des équipements de pointe. Le CHR est aussi le 1er employeur de Moselle.

Devenir un agent du CHR, c'est bénéficier:

- d'une politique de recrutement et de rémunération attractive
- de la possibilité d'effectuer une carrière complète au CHR
- d'une offre de formation riche et personnalisée
- d'un accompagnement à la promotion professionnelle
- d'une politique QVT (Qualité de Vie au Travail) active et attractive. Exemple: une salle de sport accessible 24/7 sur le site de l'hôpital Bel-Air de Thionville
- de la possibilité d'adhésion au CGOS (Comité de Gestion des Oeuvres Sociales) proposant un vaste panel d'offres réservées : CESU, chèques-vacances, abonnement sport, tarifs préférentiels locations, aide aux prêts...
- de la prise en charge partielle des frais de transport domicile-travail
- d'un service de restauration type self sur les sites de Mercy et Bel-Air (repas complet à moins de 5 €)
- d'un parking gratuit

**Mission**:
**ACTIVITES**

Accueil et orientation téléphonique et physique:

- Réceptionner et orienter les appels téléphoniques, prendre les messages
- Réceptionner et orienter les messages électroniques
- Accueillir et orienter les visiteurs

Gestion des agendas:

- Organiser et planifier des rendez-vous et réunions, internes et externes
- Gérer les ressources matérielles liées aux rendez-vous et réunions (salles, matériel, prestation alimentaires,)
- Veiller à l’absence de conflits d’agenda

Gestion documentaire:

- Gérer le courrier interne et externe (arrivées / départs) : enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage
- Rédiger, saisir et mettre en forme des documents (Word, Excel, Powerpoint)
- Préparation des dossiers pour les réunions (CODIR, instances, etc )
- Constitution des parapheurs pour visa et signature
- Gérer la communication institutionnelle (notes d’information, informations diverses)
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers

Gestion logistique et administrative de la Direction:

- Gestion des stocks et des commandes de fournitures administratives
- Gestion des déplacements du Directeur Délégué (ordre de mission, enregistrement des missions et billets de train )

Assurer le lien avec les différentes directions fonctionnelles

**SAVOIR-FAIRE**
- Accueillir et orienter des personnes
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports
- S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)

**Profil**:
**INFORMATIONS GENERALES**

**Localisation Géographique** (site)**:Site de l’Hôpital de Bel-Air à Thionville

**Secteur d’affectation **:Direction Générale - Secrétariat du Directeur en charge des sites de Thionville et d’Hayange

**Liens Hiérarchiques**: Directeur des sites de Thionville et d’Hayange

**Horaires **:du lundi au vendredi - poste de 7h30/jour (horaires à définir selon organisation du service)

**Profil**: Bac professionnel secrétariat (niveau IV) - BTS Assistant de Direction (niveau III) - Expérience en milieu hospitalier et/ou connaissance de l’environnement hospitalier souhaitées

**QUALITES PROFESSIONNELLES**
- Sens de l’organisation et de la rigueur
- Calme, courtoisie, amabilité en toutes circonstances
- Capacité d’anticipation
- Discrétion
- Disponibilité et réactivité
- Capacité à identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations ; à être force de proposition
- Qualités relationnelles et de communication
- Capacités de travail en autonomie et en équipe

**CONNAISSANCES**
- Accueil téléphonique
- Bureautique / secrétariat (pack office)
- Maîtrise de l’orthographe
- Classement et archivage
- Communication / relations interpersonnelles
- Organisation et fonctionnement interne de l’établissement

**Poste ouvert aux contractuels (C