Assistant(E) Des Activités Médicales

A temps complet
Fonctionnaire détaché ou contractuel en CDD (6 mois)
Poste à pourvoir le plus vite possible
Poste basé à Rennes (35)

L’établissement

L’Agence de la biomédecine est un établissement public administratif de l’Etat placé sous la tutelle du ministère chargé de la santé. L’Agence encadre, supervise, accompagne et évalue les activités dans les domaines du prélèvement et de la greffe d’organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l’embryologie et la génétique humaines, de la recherche sur l’embryon et les cellules souches embryonnaires humaines. Elle remplit à la fois des missions d’encadrement et d’expertise et des missions opérationnelles, qui impliquent, pour certains de ses services, un fonctionnement 24/24 et 7j/7 (par exemple pour la répartition des greffons).

L’Agence accueille 253 collaborateurs qui travaillent essentiellement au siège situé à Saint-Denis (93) ; une cinquantaine d’agents exercent leurs fonctions dans les services territoriaux en région.

L’Agence de la biomédecine est dirigée par une directrice générale appuyée par deux directeurs généraux adjoints : un directeur général adjoint en charge de la politique médicale et scientifique et un directeur général adjoint chargé des ressources.
La direction administrative et financière (DAF), qui compte 21 collaborateurs, est garante du bon fonctionnement de l’établissement et de la sécurisation des procédures concernant l’ensemble du périmètre relatif aux finances, aux budgets, aux achats, aux frais de mission et aux aspects environnement de travail, de type services généraux.

Environnement du poste

La supervision et l’encadrement des activités de prélèvement et de greffe d’organes et de tissus est une mission historique confiée par la loi de bioéthique à l’Agence de la biomédecine. Elle est inscrite dans le Contrat d’Objectifs et de Performance (COP) de l’Agence de la biomédecine comme objectif stratégique n°1.
Le service régional du Grand Ouest, service essentiel de l’Agence qui relève de la direction du prélèvement et de la greffe d’organes et de tissus (DPGOT), contribue à l’élaboration des stratégies de développement du prélèvement et de la greffe d’organes et de tissus et en assure la mise en œuvre en les déclinant en objectifs opérationnels au niveau local, régional et inter-régional.
Il assure une activité de régulation H24.

Dans ce cadre, l’assistant(e) des activités médicales aura pour missions:

- La prise en charge au sein du Secrétariat Régional de la gestion des dossiers donneurs décédés ;
- La gestion des nouvelles des receveurs ;
- La gestion des évènements indésirables en lien avec le médecin référent vigilant : Résultats bactériologiques et mycologiques positifs des liquides de conservation des greffons ;
- La prise en charge du secrétariat d’un réseau de prélèvement en collaboration avec un binôme médecin - cadre infirmier animateur de réseau ;
- La prise en charge des demandes de pochettes greffons et clips sécurisés de la part des coordinations hospitalières ;
- La transmission de l’information.

Missions principales

L’assistant(e) des activités médicales:
Prend en charge, au sein du Secrétariat Régional, la gestion des dossiers donneurs décédés pour la région Grand Ouest et une partie de la région Ile de France/Antilles/Guyane:

- Suivi des dossiers donneurs au quotidien sur Cristal (outil interne) et sur les espaces dédiés
- Procéder à la déclaration de prélèvements et clôture des dossiers dans Cristal
- Gérer la réception des examens du donneur (bactériologiques et mycologiques) après prélèvement sur chaque dossier PMOT
- Relancer les coordinations hospitalières (si besoin) pour récupération des résultats

Gère des évènements indésirables (EI) en lien avec le médecin référent vigilant pour la région Grand Ouest et la région Sud Est : Résultats bactériologiques et mycologiques positifs des liquides de conservation des greffons:

- Saisie des EI via l’outil Cristal Green en lien avec le médecin référent vigilant et envoi aux équipes de greffe

Prend en charge le secrétariat d’un ou plusieurs réseaux de prélèvement en collaboration avec un binôme médecin - cadre infirmier animateur de réseau:

- Gérer les rendez-vous auprès des interlocuteurs institutionnels
- Gérer le suivi des autorisations et conventions de prélèvement
- Assurer la mise à jour des acteurs des coordinations hospitalières et des équipes de greffe sur la base SESAME ainsi que leurs droits d’accès au portail de l’Agence de la biomédecine
- Assurer le suivi et l’archivage documentaire du réseau

Prend en charge la gestion courante du secrétariat

Gère les plannings d’astreintes de régulation pour les CIAR et Médecin DPGOT de Niveau 2, ainsi que pour les médecins vigilants

Relations fonctionnelles

L’assistant(e) des activités médicales sera en relation étroite:

- En interne, avec les Secrétariats Régionaux, la Plateforme Nationale de Répartition des Greffons (PNRG), le secrétariat de la DPGOT,
- En ex