Assistant-e en Charge de Relation ClientÈle

Cheffe de file sur de nombreuses compétences (formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, fonds européens, lycées publics, gestion des transports scolaires, interurbains et desserte des îles ), la **Région Bretagne** emploie sur l’ensemble de son territoire plus de **4000 collaborateurs.trices** exerçant de **multiples métiers**, tant techniques qu’administratifs.

S’appuyant sur des **valeurs fondamentales** comme l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l’insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que chacun.e puisse trouver sa place au sein du collectif de travail.

Travailler à la Région Bretagne, c’est aussi profiter d’un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive

La Maison de la Bretagne est une antenne de la Région, à Paris, rattachée au pôle Ressources.

Située à deux pas de la gare Montparnasse, elle bénéficie d’une situation privilégiée, accessible en 1h30 depuis Rennes. Le site dispose de huit salles de réunion, un espace événementiel ainsi que des places pour les travailleurs nomades, avec une offre de services et des équipements adaptés aux attentes des usagers.

Cette vitrine parisienne de la Région permet aux élus et aux directions de rencontrer leurs partenaires, dans un lieu à l’image de la Bretagne.

Les espaces sont également mis à disposition des acteurs socio-professionnels qui ont besoin d’organiser des réunions, rendez-vous ou conférences à Paris. Des tarifs préférentiels s’adressent aux acteurs bretons.

Sous l’autorité de la responsable de la Maison de la Bretagne à Paris, au sein du pôle accueil / réservation composé de trois agents, la personne contribue, de manière collégiale, à l’accueil des élus, des entreprises, des acteurs institutionnels et associatifs, du grand public. Elle contribue à la gestion administrative et financière de l’espace affaires et à son fonctionnement logistique.

En complément, elle assure des fonctions spécifiques.

**Missions**
I- Missions partagées

Accueil des publics

Vous êtes le premier et dernier point de contact avec les visiteurs : élus, collègues, entreprises, institutionnels, associations, grand public.
- Assurer un accueil de qualité en mode multi-canal, valorisant l’image de la collectivité
- Adapter son discours en fonction du public
- Renseigner sur l’organisation et les compétences de la collectivité, ses principales politiques publiques
- Identifier la demande et orienter le public vers les services ou organismes compétents

Accompagnement des réservataires
- Assurer l’émargement des personnes et orienter les visiteurs
- Faire signer les documents administratifs au responsable de la réservation, remettre le matériel réservé et vérifier les retours
- Prendre en charge les demandes de dernière minute
- Fournir une aide technique aux usagers selon leurs besoins et notamment savoir accompagner les usagers dans l’utilisation du matériel de projection et de visio conférence
- Fournir toutes informations utiles sur le quartier selon les attentes des usagers
- Effectuer des permanences en soirée pour l’accueil d’événements

Gestion administrative

En tant qu’interlocuteur-rice privilégié-e des réservataires vous promouvez l’offre de services et contribuez à fidéliser les réservataires
- Conduire, avec les autres agents de l’accueil, le suivi administratif et financier des réservations de l’espace affaires:
traiter les demandes, contrôler l’adéquation de l’agenda et des demandes de réservations, constituer les dossiers des réservations, en vérifier la complétude, renseigner les outils de gestion, éditer les documents administratifs et financiers, effectuer les relances, enregistrer les données effectives, suivre la facturation de la régie de recette, classer et archiver les dossiers clos
- Gérer les réservations via un logiciel spécifique

Exploitation logistique

En équipe, par roulement:

- Assurer l’ouverture ou la fermeture du site par roulement, selon les plannings
- Préparer et remettre en état les salles de réunion
- Mettre en place les prestations en salle, l’offre de services et veiller à la bonne tenue des locaux en dehors de la présence de la société de nettoyage
- Organiser et mettre en œuvre des événements accueillis dans la Maison
- Contribuer à la gestion logistique, en lien avec les services centraux ou les prestataires
- Rechercher de nouveaux matériels ou fournisseurs en vue d’achats
- Pourvoir à la petite maintenance des bâtiments, équipements et mobiliers
- Assurer le suivi des stocks
- Participer à de la manutention légère : déplacement de mobilier, palettes à défaire, réserve à ranger
- Entretenir le matériel de services (thermos, cafetières, bouilloires, vaisselles)

II- Missions COMPLEMENTAIRES
- Rédiger des courriers, des comptes-rendus de réunion, des prises de notes
- Veiller à la qualité des affichages et documents internes et à leur renouvellement
- Réaliser des affichages et supports de