Coordinateur(Trice) Des Secretariats Medicaux

**Descriptif**

DEFINITION DE L’EMPLOI/MISSION
Planifier, organiser, encadrer et piloter les activités de secrétariat médical en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies. Travailler en collaboration avec les assistants médico-administratifs référents, les autres coordinatrices des secrétariats médicaux et les médecins.
Le poste vise à encadrer les secteurs des archives et du standard.
IDENTIFICATION DU POSTE
Lieu d’activité: Secrétariats médicaux
Spécificité du poste: Assistant médico-administratif
Grade / fonction: Assistant médico-administratif référent(e)
Quotité de travail: 100 %
Rattachement hiérarchique: Directrice des Affaires médicales et de la recherche clinique
Responsabilité hiérarchique: Directrice des Affaires médicales et de la recherche clinique
Relations fonctionnelles: Les différentes directions, les médecins, les soignants, les paramédicaux, les autres services médicaux, le bureau des admissions, tous services administratifs des autres directions, les autres établissements de santé.
CONDITIONS DE TRAVAIL
Horaires: Selon organisation du travail
Contraintes organisationnelles et relationnelles: Dépassement d'horaire éventuels, Relations avec la hiérarchie
Autres contraintes: Polyvalence sur les différentes tâches, savoir évoluer en même temps que le métier évolue
Matériels et outils utilisés: Outils informatiques, utilisation des logiciels Excel, Word, Outlook, Powerpoint, logiciels propres aux archives et au standard de l'HNFC, outils de communications
DIPLOMES, FORMATIONS ET PREREQUIS
- Diplômes : BTS Assistant de Direction ou Management des organisations sanitaires et sociales ou équivalent, diplôme de secrétariat médico-social
- Expérience significative dans la gestion d’équipe et des secrétariats médicaux
- Prérequis:
1. connaissance de la fonction d’assistant médico-administratif
2. connaissance en management
3. bonne technicité dans la communication
4. bonne technicité informatique
ACTIVITES
- Organiser l’activité des secteurs dans le respect des directives institutionnelles, décrire les processus spécifiques
- Optimiser l’organisation et le fonctionnement des secteurs, analyser et traiter les dysfonctionnements
- Adapter les ressources à l’activité et gérer l’absentéisme
- Contrôler et assurer le suivi de la qualité des prestations dans son domaine d'activité (ex campagne de désarchivage, gestion des appels ) et adapter les ressources aux besoins
- Participer aux projets institutionnels
- Gérer les plannings, les horaires des agents dans Octime en collaboration avec les assistantes médico-administratives référentes
- Valider les congés des agents et informer sa hiérarchie quant aux difficultés rencontrées, demander des arbitrages ou des dérogations
- Encadrer les équipes travaillant dans les secteurs : faire les évaluations annuelles des agents, participer aux entretiens de recrutement, recenser les besoins en formation continue, gérer les conflits
- Animer des réunions et en faire les comptes rendus
- Transmettre régulièrement les informations importantes à la hiérarchie
- Accueillir et encadrer les étudiants et les stagiaires
- Faire les commandes de matériel

SAVOIR-FAIRE REQUIS
1. Analyser et optimiser un / des processus
2. Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donné
3. Concevoir et mettre en œuvre des changements organisationnels
4. Concevoir, piloter et évaluer un projet / un processus relevant de son domaine de compétence
5. Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
6. Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son domaine de compétence
7. Piloter, animer / communiquer, motiver une ou plusieurs équipes
SAVOIR-ETRE REQUIS
1. Posséder un bon esprit d’équipe, un sens de la communication
2. S'exprimer clairement (savoir formuler, reformuler)
3. Etre discrète et disponible
4. Posséder rigueur et organisation
5. Savoir rester efficace dans les situations difficiles
6. Gérer les situations conflictuelles
7. Savoir respecter et faire respecter les règles institutionnelles
8. Etre diplomate
CONNAISSANCES REQUISES
Communication / relations interpersonnelles: Connaissances approfondies
Droit de la santé dans son domaine d'activité: Connaissances opérationnelles
Évaluation de la charge de travail: Connaissances approfondies
Gestion administrative: Connaissances opérationnelles
Logiciel dédié au traitement de l'information médicale: Connaissances approfondies
Management: Connaissances approfondies
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement: Connaissances approfondies
Risques et vigilances: Connaissances opérationnelles
Stratégie et organisation / conduite du changement: Connaissances approfondies
Connaissances approfondi