Office Manager

Le Cabinet APHILIA - **basé à Lyon 2ème - cabinet coopératif spécialiste des secteurs médico-sociaux,** sociaux et d’éducation populaire **accompagne, forme et évalue les établissements de ces secteurs dans leur stratégie de gestion.** Le cabinet APHILIA est **habilité par la Haute Autorité de Santé (HAS), en démarche d’accréditation par le COFRAC (norme NF EN ISO/CEI17020) et est certifié QUALIOPI.**

Le Cabinet est **membre du Réseau APOGÉES qui agit depuis plus de 35 ans pour accompagner les structures de l’Économie Sociale & Solidaire.** Il est composé d’une **équipe de 8 collaborateurs **et selon les missions, un partenariat avec des évaluateurs extérieurs est établi, ils viennent alors renforcer l’équipe en fonction des besoins et des missions.

**Le cabinet renforce son équipe en recrutant en CDI un(e) Office Manager H/F**

Rattaché hiérarchiquement au **Directeur de la Recherche & du Développement **du cabinet**,* en tant qu’**Office Manager *vous assurerez l’ensemble des tâches administratives et d’organisation de la vie du cabinet à la fois en lien avec la relation Clients et avec l’activité du Cabinet.

**Vos missions consisteront à**:
**1°) En lien avec la relation Client**:

- Vous assurerez de façon qualitative **la planification des missions du cabinet** en **coordonnant les agendas** des consultants et des établissements évalués, effectuerez les réservations des déplacements pour les Consultants ;
- Vous serez **le point d’entrée des contacts Clients, des institutions partenaires et des Consultants **du Cabinet et transmettrez les informations avec professionnalisme et fiabilité ;
- Vous **organiserez la prise de rendez-vous téléphonique** pour le bon suivi des missions d’évaluation, de conseil et des sessions de formation ;
- Vous **assurerez la facturation** : de l’élaboration de l’échéancier selon les termes du contrat, l’édition, la transmission au contrôle des règlements ;
- Vous effectuerez le suivi du tableau de bord des jours de consulting en vue de l’élaboration de la paie des Consultants, de la saisie des tickets restaurant, du planning des congés payés,
- Vous **assurerez **les **tâches classiques de secrétariat**_**.**_

**2°) En lien avec l’activité du Cabinet**:

- Vous effectuerez **la relecture, la mise en forme rédactionnelle et l’édition des rapports des missions** du Cabinet APHILIA ;
- Vous **transmettrez et communiquerez les rapports des missions** de Conseil auprès des **clients et sur la plateforme de la HAS**, vous **s*uivre l’accusé de réception du **rapport par le client,*
- **En lien avec le système de Management de la Qualité et de ses exigences, vous effectuerez** l’archivage, le classement des rapports et de la documentation (respect des codifications de versionnage)

**Outils utilisés**: Très bonne maîtrise du Pack Office complet, plateforme de la HAS

**Diplômes et formation**:
**Diplômé(e) de niveau Bac + 2 / Bac + 3 de type **:DUT Carrières Juridiques, DUT GEA Option Gestion & Management des Organisations, Licence en Droit ou Economie

**Profil recherché**:

- **Expérience confirmée d’au moins 5 ans** en tant qu’Office Manager ou Assistante Rédactrice acquise en cabinet Conseil ou cabinet juridique,
- **Excellente maîtrise de l’orthographe, de la syntaxe et de la grammaire,**:

- **Respect strict de la confidentialité**,
- Très bonne maîtrise de Word et Power Point,
- Grande **rigueur**, excellente **organisation et très bonne gestion des priorités**,
- Aisance relationnelle,
- **Intéressée par le secteur médico-social et les valeurs éthiques et humaines** de ce secteur,

**Conditions d’exercice**:

- **CDI,** Contrat de travail de **35h par semaine / 80 % possible // **Pas de déplacements à prévoir // **Télétravail possible**:

- Convention collective SYNTEC
- Mutuelle & TR

Type d'emploi : CDI

Rémunération : 26 000,00€ à 28 000,00€ par an

Programmation:

- Du lundi au vendredi

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Requis)

Expérience:

- Office Manager: 5 ans (Requis)

Lieu du poste : Télétravail hybride (69002 Lyon 2e)