Assistant(E) Du Sous-directeur Et de La Sous-direction

Assister la sous-directrice et les rédacteurs dans l'organisation quotidienne de leur activité.

activitesPrincipales

Assurer l'accueil physique et téléphonique, gérer les courriels ; Gérer les courriels de la boîte générique ; Organisation de grands événements au Centre de conférences ministériel ; Organiser une grande quantité de visioconférences et d'audioconférences ; Gérer l'agenda et les missions de la sous-directrice ; Organiser des réunions ; Mettre en forme et valoriser les supports écrits ; Apporter l'information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ; Assurer la logistique évènementielle (buffets, réunions internationales), éventuellement en lien avec l'Hôtel du Ministre ; Gérer l'organisation des réunions d'équipe ; Gérer les missions et voyages du sous-directeur et des rédacteurs (Notilus) ; Gérer les archives sur support papier (chrono des notes au départ, dossiers administratifs des agents...) ; Contribuer au circuit de validation des notes et courriers ; Effectuer des tâches de secrétariat diverses (demande de fournitures, trouver des solutions à des problèmes divers) ; Appui budgétaire sur les besoins du service; Effectuer des tâches administratives diverses ;

niveauFormationRequis

competencesAttendues- Bureautique
- Maîtrise
- estRequise
- false- Gestion administrative et budgétaire
- Maîtrise
- estRequise
- false- Gestion de l'information
- Pratique
- estRequise
- false- Ministère et ses réseaux
- Maîtrise
- estRequise
- false- Techniques de communication
- Débutant
- estRequise
- false- Techniques de rédaction
- Pratique
- estRequise
- false- Accueillir une personne, du public
- Maîtrise
- estRequise
- false- Assister
- Expert
- estRequise
- false- Maîtriser les délais
- Maîtrise
- estRequise
- false- Mettre en forme un document
- Expert
- estRequise
- false- Rechercher des données, des informations
- Maîtrise
- estRequise
- false- Rendre compte
- Maîtrise
- estRequise
- false- Travailler en réseau
- Maîtrise
- estRequise
- false- Aptitude à l'écoute
- Maîtrise
- estRequise
- false- Etre autonome
- Maîtrise
- estRequise
- false- Etre rigoureux
- Expert
- estRequise
- false- Faculté d'adaptation
- Expert
- estRequise
- false- Faire preuve de discrétion
- Expert
- estRequise
- false- Faire preuve de disponibilité
- Maîtrise
- estRequise
- false- Réactivité
- Maîtrise
- estRequise
- false- Sens de l'organisation
- Expert
- estRequise
- false

compositionEquipe

Une dizaine d'agents de catégorie A et 5 agents de catégorie C

environnementProfessionnel

Travail en interministériel, mais également avec des organismes étrangers

liaisonsFonctionnelles

Relations avec les secrétariats des autres sous-directions ASD, avec d'autres services du ministère et avec d'autres administrations. Contact avec nos ambassades à l'étranger. Relations avec des interlocuteurs étrangers.

conditionsParticulieres

Environnement sécurisé (SD, TSD).

dureeAffectation

Détachement sur emploi : détachement d’1 an puis renouvellement de 2 ans, puis dernière année Par contrat : détachement sur contrat ou contrat à durée déterminée jusqu'au 31 août 2027, renouvelable

profilsStatutaires

Détachement sur emploi : - agent titulaire de la fonction publique de catégorie C - rémunération en fonction de l'indice majoré et du groupe de prime associé au poste Autres voies de recrutement : - agent titulaire de la fonction publique de catégorie C en détachement sur contrat - agent contractuel recruté en CDD, avec une rémunération selon expérience et qualifications, dans une fourchette allant de 24 072 € à 37 380 € annuels bruts.