Coordinatrice Des Secrétariats Médicaux

**Poste**:
Identification du service:
Direction des Ressources Humaines - Coordination des secrétariats médicaux
- Localisation géographique : PAVILLON 21 - FONDATION SABATIÉ
- Amplitude horaire : 8 H 00 - 17 H 00 en respectant 39 heures hebdomadaires maximum.
- Organisation du travail : Planifier, organiser et piloter les activités relatives à la gestion des données et informations médico-administratives du patient en animant des équipes de professionnels et en veillant à l’efficacité et à la qualité des prestations fournies.
- Cycle : 5x2 du lundi au vendredi.

Liaisons hiérarchiques:

- Le cadre de proximité : Le Directeur des Ressources Humaines
- La Direction Fonctionnelle : La Direction des Ressources Humaines

Liaisons fonctionnelles:
Secrétaires médicales - Praticiens Hospitaliers - Cadres supérieurs de santé - Cadres de santé - Direction du système d’information - Direction des services économiques - Direction des travaux - Direction de la communication - Direction de la Psychiatrie - Département de l’information médicale - Direction des EHPAD - Bureau des admissions - Assistants de gestion.

Cadre réglementaire:

- Décret n° 2011-660 du 14 juin 2011 portant statuts particuliers des personnels administratifs de la catégorie B de la fonction publique hospitalière.
- Qualification initiale et/ou diplôme : Baccalauréat Sciences et Technologies de la Santé et du Social (ST2S) ou équivalent. Expérience confirmée dans le métier de secrétaire médicale.

Activités:

- Encadrement d’une équipe d’AMA.
- Elaboration de trames de travail en collaboration avec la cellule du temps de travail pour validation en

Instances.
- Saisie et correction des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail.
- Programmation des congés annuels et réunions de concertations.
- Conduite des entretiens d’évaluation et de formation des agents affectés dans les secrétariats médicaux.
- Suivi de l’absentéisme et gestion des remplacements.
- Gestion du pool d’aide à distance.
- Suivi des renouvellements de contrats et envoi des questionnaires d’évaluations.
- Entretiens de recrutements.
- Suivi des recrutements.
- Suivi des effectifs des secrétariats médicaux.
- Suivi des demandes de stages.
- Organisation et animation de réunions.
- Rédaction de courriers et comptes rendus de réunions.
- Participation aux différents groupes de travail institutionnels relatifs aux secrétariats médicaux.
- Mise en œuvre des changements organisationnels.
- Réalisation d’études médico-économiques (audits) en lien avec l’assistant de gestion de pôle
- Archivage des dossiers relevant des secrétariats médicaux.
- Gestion des commandes de matériels pour les différents secrétariats et la coordination des secrétariats

médicaux.
- Suivi des dossiers de mise en place des préconisations du service de Santé au Travail pour l’ensemble des

agents des secrétariats médicaux.
- Déplacements multi-sites sur la direction commune.

**Profil**:
COMPETENCES REQUISES

Compétences de base
- Maîtrise des outils bureautiques (ordinateur, photocopieur, répondeur, fax, dictaphone, ).
- Maîtrise des logiciels suivants : Gestor, Word, Excel, Powerpoint, Crossway.
- Maîtrise de la messagerie OUTLOOK.
- Maîtrise d’internet et intranet.
- Maîtrise de l’orthographe et la grammaire.
- Maîtrise de la terminologie médicale.
- Maîtrise de la dactylographie.

Compétences spécifiques

Savoir
- Capacité de formalisation, de rédaction et de transmission des informations.
- Capacité d’organisation, de méthode, d’analyse et de synthèse.
- Capacité d’objectivé des demandes et de les argumenter en s’appuyant sur des études et des audits
- capacité à se positionner sur des demandes de temps supplémentaire

Savoir-faire
- Capacité de priorisation et de planification de la charge de travail.
- Capacité d’organisation et de classement des données, des informations, des documents de diverses natures.
- Capacité à maîtriser de nouvelles pratiques professionnelles relevant des technologies de l’information et de la

communication (dossier professionnel informatisé, messagerie vocale, intranet, agenda électronique,

numérisation de documents, téléphonie, ).
- capacité à réaliser du reporting au DRH de manière régulière
- Respect de la confidentialité.
- Sens du travail en équipe.
- Transmission d’un savoir-faire, d’une pratique professionnelle.

Savoir-être
- Capacité d’écoute et qualités relationnelles.
- Capacité à gérer des situations de stress.
- Capacité d’anticipation, de négociation.
- Capacité de réserve et de discrétion professionnelle.
- Capacité de rigueur, de dynamisme et de disponibilité.

Contraintes
- Peut être amené à se déplacer sur les différents sites du CH de Libourne ainsi que dans la direction commune

**Divers**:
Adresser Lettre de motivation et CV actualisé

Direction des Ressources Hum