Assistant de Direction

Description de l'entreprise

A l’origine du métier de conseiller en gestion de patrimoine, l’UFF est leader de son marché depuis plus de 50 ans.

L’UFF commercialise l’ensemble des solutions patrimoniales, sélectionnées en architecture ouverte, et administre 12,3 milliards d’euros d’actifs sous gestion pour le compte de ses 190 000 clients particuliers, professionnels et entreprises (dirigeants et personnes morales).

Présente partout en France, l’UFF compte près de 1 200 collaborateurs(trices), dont plus de 800 dédiés(es) au conseil.

Porteuse de fortes valeurs humaines, elle investit dans les compétences et les carrières de ses collaborateurs : 82% d’entre eux déclarent être fiers et satisfaits de travailler pour l’UFF, et 81% estiment avoir progressé professionnellement au sein de l’entreprise (enquête interne UFF de climat social 2021).
- Engagée, l’UFF est signataire de la Charte de la diversité et de l’initiative #StOpE, contre le sexisme en entreprise._

Description du poste

Vous travaillez en étroite collaboration avec notre Directrice Générale Déléguée, vous êtes son interlocuteur privilégié et vous êtes membre à part entière de l’équipe de Direction du Pôle Régalien.

Vos principales responsabilités seront d’organiser, gérer, coordonner et assurer le suivi de l’ensemble des activités visant à la seconder.

Dans ce cadre, vos missions principales seront les suivantes:
Organisation de l’agenda et de la boite mail:

- Tenue et mise à jour de l’agenda
- Mise en place de réunions, rencontres, déjeuners, etc.
- Gestion et suivi de la messagerie : alerter sur les sujets urgents et importants avec un éventuel retour aux expéditeurs. Traitement de certains mails en direct (en lien avec l’agenda) après avoir fait le point sur le sujet. Mise à jour et classement de la messagerie après traitement

Gestion des réunions:

- Comité de direction pôle régalien : participation - élaboration de l’ordre du jour - collecte des présentations à ajouter sur SharePoint et rédaction des relevés de décision. Le Comité de Direction a lieu tous les quinze jours
- Réunions périodiques (ex : comités projets ; CSE ) : préparation des réunions (collecte des documents, approfondissement de certains points) pour le compte de la DGD
- Organiser le tri et l’archivage des documents importants : collecter, traiter, classer
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi : tableaux de bord, indicateurs, reporting, etc

Administratif:

- Traitement arrivée du courrier
- Commande des fournitures de bureaux
- Gérer les notes de frais
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
- Traiter les factures liées à la DGD
- Traitement de l’information

Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers:

- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant : documentation interne, rapports d’activité, notes diverses pour les réunions, etc.
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe : documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes du Directeur
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels : réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques, etc.
- Rédiger des supports de communication : notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus, présentations, discours internes et externes

**Qualifications**:
Vous justifiez d’une première expérience de minimum 7 ans dans un poste similaire pour un cadre dirigeant.

Vous êtes reconnu(e) pour votre discrétion, votre capacité d’écoute, votre gestion du stress ainsi que votre dynamisme et bienveillance.

Vous êtes également capable de vous adapter à tous les interlocuteurs de l’UFF.

Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques, notamment le Pack Office, Teams et SharePoint.

Informations supplémentaires
- Contrat : CDI
- Statut : Cadre
- Lieu : Bois Colombes
- Démarrage : dès que possible
- Rémunération : fixe sur 13 mois, selon profil et expérience + prime annuel sur objectif
- Avantages : prime vacances, primes d'intéressement et participation, PEG, prime retraite supplémentaire, mutuelle, carte tickets restaurant
- Télétravail : oui