Encadrant Des Secrétariats Médicaux

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Encadrant des secrétariats médicaux

**CONTRAT**

CDD; CDI

**DESCRIPTIF**

Le coordonnateur des secrétariats médicaux assure lorganisation générale des secrétariats médicaux de lensemble de létablissement (intra et extra-hospitalier) en étroite collaboration et sous lanimation de la Direction des Ressources Humaines.

Le coordonnateur des secrétariats médicaux est en charge de la planification de lactivité, des congés, de lorganisation et du pilotage des secrétariats médicaux. En lien avec la DRH, il co-construit les maquettes organisationnelles et assure la gestion des effectifs des secrétariats médicaux.

Il est linterlocuteur privilégié des professionnels dont il a la coordination et aussi de la DRH dont les secrétariats médicaux dépendent. Il est également le relai principal des équipes pluridisciplinaires.

Il assure dans son ensemble le secrétariat de la Commission Médicale dÉtablissement en lien avec le Président de la CME (préparation, convocation et compte-rendu de la réunion, archivage). PROFIL REQUIS

Expériences professionnelles diversifiées dans différents secrétariats médicaux.

Connaissances appréciées sur les enjeux hospitaliers et sur la conduite du changement.

Formations et qualifications:
Expertise en secrétariat médical

Techniques du secrétariat

Utilisation des outils bureautiques et logiciels

MISSIONS SAVOIRS

Le coordonnateur des secrétariats médicaux supervise les organisations et les ressources humaines allouées aux activités des secrétariats médicaux.

Missions organisationnelles:
Assurer le recrutement et la gestion des mobilités des secrétaires médicales

Planifier les activités et les périodes dabsence des professionnels

Gérer labsentéisme des effectifs et proposer des solutions de remplacements

Réaliser des audits organisationnels et proposer des actions damélioration ciblées

Assurer laccueil des stagiaires et étudiants

Assurer le reporting de ses actions à la DRH

Missions managériales:
Fixer les objectifs aux différents professionnels en lien avec les politiques institutionnelles

Organiser et affecter les professionnels dans les différents secrétariats médicaux

Animer régulièrement des temps déchanges entre les professionnels et avec la DRH

Évaluer les professionnels qui dépendent hiérarchiquement de lui

Identifier et traiter les situations conflictuelles en lien avec la DRH

Accompagner les agents dans leurs projets professionnels

Missions institutionnelles:
Participer à la définition des effectifs de référence et les suivre en lien avec la DRH

Proposer des mesures dorganisation qui vise à améliorer le fonctionnement des secrétariats médicaux en respectant les procédures de létablissement

Développer et suivre des indicateurs dactivités

Participer et contribuer à lensemble des réflexions et travaux liés aux secrétariats médicaux

Participer aux démarches de certification et de contrôle

Savoirs:
Connaitre et utiliser les outils bureautiques et logiciels disponibles dans létablissement

Connaitre et appliquer les droits des usagers du système de santé

Connaitre et utiliser un vocabulaire professionnel et médical adapté

Connaitre les organisations et le fonctionnement interne de létablissement

Savoir-faire:
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine dactivité

Rédiger et mettre en forme des notes, documents ou tous supports de communication

Transmettre ses compétences et former les professionnels des secrétariats médicaux

Travailler en équipes pluri-professionnelles

Savoir-être:
Être capable de sadapter à chaque situation et chaque interlocuteur

Être capable de sorganiser, de prioriser et de gérer le stress

Être force de proposition et autonome

Faire preuve de rigueur, de discrétion et de disponibilité

**PERSONNE À CONTACTER**

**ETABLISSEMENT**

Centre hospitalier Camille Claudel
17 rue Camille Claudel CS 90025
16400 La Couronne