Assistant de Direction

Foncia est le leader européen de l'administration de biens résidentiels.

Notre ambition : être l'acteur de référence des services immobiliers résidentiels, reconnu pour sa qualité de service et le développement de services innovants.

Notre mission : accompagner chaque étape de la vie de nos clients, de leur première location à la valorisation de leur patrimoine immobilier.

Personne de confiance et véritable bras droit du Président, iI/elle prendra donc en charge des missions larges et variées qui permettront au dirigeant de la Métropole d'être encore plus performant dons la gestion de son temps et de ses responsabilités du quotidien.

À ce titre, iI/elle aura pour missions principales:
Sur le plan de l'Assistanat:

- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du Président de Métropole (déplacements, rendez-vous, réunions, etc.), réceptionner et filtrer les appels téléphoniques et accueillir physiquement les rendez-vous ;
- Préparer et organiser la logistique des différents événemenłs (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, conférences téléphoniques, etc.),
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du Président de Métropole gestion de la documentation et des rapports, gestion des supports de communication et des notes pour les réunions, etc. ,
- Assurer en amont la préparałion et le suivi des dossiers.

Sur le plan de la gestion administrative, du suivi et de I'archivage de documents
- Réceptionner et assurer le tri du Courrier afin de faciliter la visibilité du Président sur les informations prioritaires et essentielles
- Préparer, assister aux réunions du CODIR et rédiger les comptes-rendUs,
- Organiser le tri et I'archivage des documents (collecter, traiter, classer et mettre à jour)
- Effectuer des points réguliers sur l'état d'avancement des tâches ò réaliser, des rendez
- vous prévus et des Courriers ò envoyer,
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting, etc.),
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire,
- Gérer les notes de frais du Président,
- Assurer le suivi de la gestion administrative du personnel pour 11 Collaborateurs(trices), contrats de travail et avenants, plannings, congés, arrêts maladie, tickets restaurant, etc.),
- Assurer le suivi de la flotte automobile (49 véhicules) et de la flotte mobile
- Assurer le suivi administratif des reprises de Cabinets d'Administration de Biens issus

d'opérations de rachat (suivi des contrats fournisseurs, contrats de bail, etc.).

Sur le plan de la communication
- Assurer l'interface entre le Président de Métropole et ses différents interlocuteurs
- Réunion des supports de communication (notes, reportings, rapports, comptes rendus...).

**Profil**:
Vous êtes diplomé-e d'un BTS Assistanat et vous bénéficiez d'une expérience d'un an minimum dans une fonction d'assistanat de Direction.

De plus, vous êtes doté-e d'un excellent relationnel et d'un véritable goût du travail d'équipe.
Vous êtes reconnu-e pour votre organisation, votre esprit d'analyse et de synthèse ainsi que pour votre gestion des priorités.

Enfin, vous savez faire preuve de discrétion et de confidentialité et avez une très bonne maîtrise des outils bureautiques.

En rejoignant FONCIA, vous pourrez disposer de tous les atouts pour contribuer au développement de vos compétences en bénéficiant de formations adaptées, d'une intégration personnalisée et d'un parcours de carrière diversifié.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

**Spécificité du poste**:

- De formation supérieure de type Bac +2/3 (BTS, licence en Assistanat de Direction/Manager, Gestion Administrative et Commerciale, Gestion PME-PMI, etc. avec une expérience réussie d'au moins 5 années sur une fonction similaire
- Reconnu(e) pour ses connaissances en gestion administrative et pour sa maîtrise des méthodes de classement, d'archivage et des techniques de numérisation
- Reconnu(e) pour sa maîtrise de I'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (lnternet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise...)
- Reconnu(e) pour sa bonne connaissance des normes rédactionnelles, sa bonne orthographe et sa connaissance des techniques de prise de notes
- Reconnu(e) pour son sens de I'organisation et de gestion des priorités.
- Reconnu(e) pour son excellente maîtrise du pack Office |OutIook, PowerPoint, Excel, bord) et de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord.

Dimensions comportementales
- Reconnu(e) pour sa discrétion, son dynamisme, son autonomie, son esprit d'initiative, sa grande réactivité, sa proactivité, son sens des responsabilités et sa bonne résistance au stress
- Reconnu(e) pour ses qualités de commUnication, son sens de I'écoute, son sens de I'anticipation, son agilité et son adaptabilité