Gestionnaire Administratif Formation Ifaps

.Le Centre Hospitalier Charles Perrens est aujourd’hui un hôpital de recours et de référence à l’échelle de la Nouvelle Aquitaine dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale.

Il a su au cours de ces 10 dernières années consolider et affirmer ce positionnement.

Le Centre Hospitalier Charles Perrens assume une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche.

Il dispense des soins de proximité pour un bassin de population de 820 000 habitants (Métropole, Médoc et Bassin d’Arcachon) ainsi que de nombreuses activités de recours au plan régional, voire national : Bipolarité, Schizophrénie, Pathologies Anxieuses et Dépression résistante, Déficits de l’attention et Hyperactivité, Autisme et Troubles du Neuro-Développement, Addictions, Psycho-traumatologie...

La prise en charge des crises et des urgences psychiatriques est organisée par le SECOP (24h/24, 7j/7), avec une moyenne de 8000 passages par an.

Le traitement des patients est assuré à tous les âges de la vie : unité mère-enfant, petite enfance, enfants et adolescents, jeunes adultes, personnes âgées.

Le Centre hospitalier Charles Perrens recrute un **Gestionnaire de l´organisme de formation IFAPS** **(Institut de Formation Aquitain des Professionnels de Santé) H/F au sein de notre établissement **à temps plein.

Centre hospitalier Charles Perrens à Bordeaux

**Fonctions générales du poste**:
Le service développement professionnel regroupe la mise en œuvre de la Formation Professionnelle Tout au Long de la Vie des agents du Centre Hospitalier Charles Perrens et l’offre de formation, autant au niveau régional que national, développée par l’organisme de formation de l’établissement qui se nomme l’Institut de Formation Aquitain des Professionnels de Santé (IFAPS)

Il se compose d’une responsable développement professionnel, de deux adjoints responsables de leur secteur d’activité (formation continue pour l’un, IFAPS pour l’autre) et de gestionnaires administratifs et financiers (2.5ETP sur le service formation et 1.5ETP sur l’IFAPS).

Le poste proposé est celui à 100% sur l’IFAPS.

Les deux secteurs d’activité du service développement professionnel collaborent quotidiennement et sont donc dans les mêmes locaux. Le découpage n’engendre donc pas de mouvement géographique ou de déplacement.

**Mission générale du poste**:
Collaborer avec la responsable développement professionnel et la coordinatrice pédagogique afin d’assurer la gestion administrative, financière, bureautique et logistique des offres de l’organisme de formation l’IFAPS.

**Activités Principales***:

- Gérer les aspects logistiques :_
- réservation des salles et du matériel, préparation des ouvertures des salles de formation
- reprographie des supports pédagogiques
- accueil et accompagnement des formateurs et des bénéficiaires (personnes extérieures à l’établissement ou professionnels de l’établissement)
- participation active à la mise en œuvre de colloques
- Créer et renseigner les tableaux de bord pour le suivi de l’activité _
- mise à jour des tableaux de bord (programmation des formations, suivi administratif et financier, suivi des heures pédagogiques des formateurs )
- relevé des données en vue de statistiques
- communication des données statistiques et participation à l’élaboration du bilan pédagogique et financier
- Archiver les documents en lien avec la réglementation : _conventions, programmes, catalogue, actions réalisées, offres de formation
- Assurer les fonctions d’accueil du service développement professionnel (activité tournante sur l’ensemble de l’équipe) :_
- réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
- accueil physique des intervenants, bénéficiaires et professionnels
- traitement de la messagerie personnelle et de la messagerie commune IFAPS
- rédaction de courriers internes et externes
- traitements et mise en forme de documents, rapports, courriers, fiches-procédures
- Traiter les aspects administratifs, financiers et pédagogiques des offres de formation de l’IFAPS via le site internet de l’organisme :_
- Création et suivi des dossiers en fonction des particularités des formations (sur le réseau et sur le site internet, intégration des coûts, suivi de la formation et correspondance),
- Engagement financier et mise à jour,
- Recensement et suivi des inscriptions, exportation des émargements et ajustement si besoin
- Suivi des conventions avec les établissements demandeurs,
- Recueil des données et contrats de recrutement des intervenants,
- Préparation des fiches honoraires des intervenants et de l’état de frais si nécessaire,
- Synthèse des questionnaires d’évaluation,
- Facturation (émission de titres),
- Clôture administrative et financière des dossiers,

**Diplôme**:

- Emploi de catégorie C de la FPH : adjoint administratif

**Spécificités d