Secrétaire en Consultation

**Descriptif**

Identification du poste
Dénomination du poste
- Secrétaire

Secteur d’activité
- Unité de consultations et explorations hépato-gastro-entérologiques - niveau 0 de Hôpital Robert Debré

Définitions / Abréviations
- ESM : Gestion de rendez vous dans Cerner
- DREAM : logiciel du gestion du dossier patient
- CCAM : Cotation des actes médicaux
- SAGE : service archivage centralisé du dossier patient

Mission et Activités
La mission
Agent exerçant une fonction administrative, capable d’assurer l’accueil téléphonique et physique de patients hospitalisés et/ou consultants, la gestion du courrier, la gestion et l’archivage des dossiers patients, la programmation et la prise de rendez-vous, la programmation des blocs opératoires.
La secrétaire travaille en étroite collaboration avec l’équipe pluridisciplinaire.
Au sein du service de consultations, ce profil de poste es décliné en plusieurs fiches de postes de travail : définis en relation avec la sectorisation médicale. (binôme de secrétaires responsable de plusieurs patientèles-médecins)
Activités principales
- Accueil:
Physique : accueillir et guider les usagers et les professionnels de santé se présentant au sein du secrétariat
Téléphonique : répondre et assurer le suivi des demandes
- Gestion et organisation des rendez-vous des consultations
- Gestion des dossiers suite à une hospitalisation ou une consultation (prise de rendez-vous, programmation de bloc opératoire etc..)
- Frappe de courriers
- Traitement de l’arrivée des faxs - envoi
- Classement, tenue et archivage des dossiers patients
- Organisation des rendez-vous liés à la fonction d’enseignement, en accord avec le médecin
- Partenariat avec le médecin dans l’organisation du travail
- Gestion de l’agenda des médecins
- Participation à l’accompagnement des nouveaux agents et des étudiants

Autres activités
- Peut effectuer des requêtes via les logiciels pour les suivis d’activité et statistiques des différentes activités (DREAM..)
- Traitement des demandes de dossiers patients (via la Direction )

Niveau de compétence et capacités requises
Niveau de compétence
- Formation initiale de type Bac Sciences Médico-sociales - administratifs - ou formation secrétariat
- Bonne maîtrise de la bureautique (Word, Excel,)
- Maîtrise des logiciels hospitaliers : Dream, ESM, Word, Excel, CCAM
- Fax et photocopies
- Connaissance du vocabulaire médical

Capacités requises (capacités personnelles)
- Sens de l’organisation, d’adaptation, d’anticipation, et d’initiative
- Sens du travail en commun, rigueur, esprit d’équipe
- Sens des responsabilités
- Sens des relations humaines, capacité d’écoute, de communication, de discrétion professionnelle, de confidentialité, et respect du secret professionnel

Caractéristiques du poste
- Le tableau de service est établi par la responsable des secrétaires en supervision avec le cadre responsable du secteur en tenant compte des obligations de service et des demandes des agents
- Le tableau de service est porté à la connaissance des agents le 15 du mois précédent
- Rythme 1
- Horaires en 7h40 : amplitude horaire 8h-17h
- Se conformer au règlement du pôle pour l’organisation des congés et remplacement des absences
- Le cadre se réserve la possibilité d’adapter la présence des agents en fonction de l’activité ;
- Mobilité au sein du service : les secrétaires de consultation peuvent être amenées à travailler en secteur d’hospitalisation et inversement
- Mobilité au sein du pôle : cf. charte du pôle : la mobilité peut être demandée au regard de situations diverses et conformément aux valeurs d’entraide et de travail d’équipe polaire.

**Personne à contacter