Secrétaire Pédagogique Et Administrative de Département

**Employeur**: Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ? Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles. **Mission**: Au sein de l'IUT de Marseille au département GEA vous accompagnerez le chef de département et les responsables d’études dans le pilotage des formations (BUT en formation initiale et en alternance). **Vos missions**: Acteur clé de la vie administrative, pédagogique et relationnelle du département. **Gestion pédagogique et administrative**: - Accueillir, informer et orienter étudiants, enseignants et intervenants extérieurs - Assurer la gestion des conventions de stages, contrats d’alternance et suivi administratif des étudiants - Saisir et mettre en forme des documents administratifs et pédagogiques - Organiser les jurys de diplomation, la saisie des notes et l’édition des relevés (logiciel APOGEE) - Suivre les absences (FORMASUP) et gérer les plannings d’enseignement (titulaires et vacataires) - Recueillir, vérifier et transmettre les dossiers de recrutement des enseignants vacataires (via ARES) **Développement de l’alternance et partenariats**: - Être **référent alternance** et contribuer à son développement - Organiser et coordonner des événements étudiants/entreprises (afterworks, JPO, séminaires, voyages d’études ) - Suivre le prévisionnel budgétaire des mesures d’accompagnement CFA - Construire et animer une base de données dynamique d’entreprises partenaires et d’anciens étudiants (CRM, LinkedIn) **Vie du département et soutien aux projets**: - Participer aux projets pédagogiques et événementiels du département - Classer, archiver et assurer la bonne circulation des informations - Se former et utiliser les outils dédiés (CIFAC, appels d’offres AMU, CRM, FORMASUP, APOGEE) **Profil**: **COMPETENCES REQUISES**: **Connaissances et savoirs**: - Connaitre le contexte réglementaire et administratif des universités, notamment ceux inhérents à la comptabilité et aux heures complémentaires d’enseignements. - Connaître les règles de base en matière de gestion administrative et de secrétariat - Connaître l’organisation et l’offre de formation de la composante. - Connaître l’organisation générale de l’université - Connaître les droits et devoirs du fonctionnaire - Connaitre le fonctionnement d’un CFA et la réglementation inhérente aux contrats d’apprentissage et de professionnalisation **Savoir-faire**: - Maîtriser les logiciels bureautiques courants (Office notamment Excel) et partage de documents - Capacité à se former et être autonome sur les outils universitaires (Ametice, ADE, Cactus, ARES, APOGEE) - Se former aux outils de l’Intelligence Artificielle pour le développement administratif et pédagogique du département **Savoir-être**: - Savoir prioriser les tâches - Savoir organiser son temps de travail - Savoir travailler en équipe - Être patient et à l’écoute - Très bon sens relationnel - Discrétion - Confidentialité - Ponctualité - Respect des règles et de la hiérarchie **Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé**: - **Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail**est possible**: deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j - **Un équilibre** **des temps de vie** : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail) - **Un accompagnement personnalisé** pour les personnels en situation de handicap - La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable - La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail - Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social**Secrétaire pédagogique et administrative de département F/H***: **Structure**: - Composantes - IUT **Localisation**: - Marseille **Campus**: - ETOILE (ST JERÔME / CHÂTEAU GOMBERT ) **Type d'Offre**: - Externe **Statut**: CDD **Catégorie Fonction Publique**: - B **Corps du poste**: - TECH **Spécialité**: - BAP J - Gestion et Pilotage **Emploi-Type**: - REFJ4C42 - Technicien-ne en gestion administrative **Domaine Professionnel**: - Soutien