Assistant(E) de Direction

à mission. Un acte fort, nous permettant de décupler notre impact et témoigner de notre engagement en faveur de la lutte contre la précarité, la mixité sociale et le climat. Nos 3 missions: - bâtir durable pour être utile à la planète, - loger abordable pour être utile aux territoires, - et accompagner solidaire pour être utile à la société. Ce que nous recherchons: Des talents qui partagent nos valeurs : utilité sociétale, esprit d'entreprendre et performance collective. Alors si notre ADN vous parle, c'est par ici **Référence **:2024-3578 **Description du poste**: **Métier**: Assistanat - Assistanat de direction **Intitulé du poste**: Assistant(e) de Direction H/F **Type de contrat**: CDD **Durée du contrat**: 6 mois **Temps de travail**: Temps complet **Mission**: Au sein de la Direction Opérationnelle qui comprend le territoire MEL et le Parcours Clients, rattaché(e) à la Directrice Opérationnelle spécificité Parcours Clients, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction pour accompagner, faciliter et optimiser la gestion administrative et opérationnelle de la Direction. Travaillant en étroite collaboration avec la Directrice, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à la seconder. Parmi vos missions: Secrétariat/Assistanat: - Assurer l'accueil téléphonique et/ou physique. - Gérer et optimiser l'agenda selon les préconisations de la Directrice. - Planifier les réunions en optimisant les lieux et les temps de trajet et en limitant les déplacements si cela ne dégrade pas la qualité de la réunion. - Travailler en parfaite collaboration avec les assistantes de direction de la gouvernance. Être solidaire entre elles dans les missions qui leur incombent - Coordonner et être l'interlocutrice privilégiée des assistantes de la direction pour garantir la fluidité et la transparence des informations Gestion logistique et RH du service: - Gérer les réservations diverses : salles, restaurants, transports - Organiser les déplacements et les hébergements en cas de déplacements. - Suivre et renseigner les données RH utiles à l'établissement de la paie. - Être la référente des parcours d'intégration au sein de la direction et des départs. Montage et suivi administratif des principales activités de la direction: - Traiter directement certains dossiers et en assurer le suivi. - Préparer, centraliser et archiver les dossiers administratifs. - Renseigner et mettre à jour des tableaux de suivi. - Création de documents (notes internes, présentations PowerPoint, synthèses, comptes rendus réunions, formulaires). - Être le soutien auprès de la Directrice et de l'équipe. - Trier les informations et les documents et coordonner l'information (fonction relais). - Être en contact avec les différents métiers au sein de la direction pour traiter des sujets complexes. Gestion de la communication et du courrier: - Assurer la transversalité et la fluidité des échanges d'informations au sein de la direction, de la gouvernance et de toutes parties prenantes utiles d'informer. - Assurer le relais avec les différents interlocuteurs et favoriser la communication tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du groupe - Gérer les correspondances : Assurer la gestion du courrier de sa réception à son traitement et en assurer le classement. Établir et suivre la facturation et les paiements aux fournisseurs: - Réceptionner les factures à mettre en paiement. - Rapprocher les factures avec les engagements budgétaires. - Créer les fournisseurs et renseigner les factures dans l'outil de gestion. - Relancer en cas de non-paiement. - Veiller au respect du budget (bureautique, déplacements, équipements ) **Profil**: De formation supérieure en assistanat de Direction ou d'un bac + 2, vous bénéficiez d'une expérience significative dans ce domaine. On vous reconnaît pour vos qualités d'organisation de rigueur, de discrétion et de confidentialité. Vous appréciez le travail en équipe et avez une aisance relationnelle. Vous savez vous adapter à vos interlocuteurs. Vous êtes à l'aise avec l'outil informatique. **Informations complémentaires**: En rejoignant Vilogia, vous bénéficierez d'un environnement de travail stimulant (votre poste sera situé dans nos nouveaux locaux), de possibilités de carrière internes et d'un package de rémunération attractive incluant un treizième mois, un accord d'intéressement et une prime vacances. Rejoignez une entreprise à mission : "Bâtir durable, loger abordable, accompagner solidaire" Vous souhaitez vous investir au sein d'un grand groupe capable de vous offrir de réelles opportunités de carrière. Alors rejoignez-nous **Localisation du poste**: **Situation géographique du poste**: Hauts-de-France, Nord (59) **Ville**: Villeneuve d'Ascq