Secrétaire D'accueil

L'EHPAD Solemnes, qui a pour vocation **l'accueil** et la **prise en soin** de personnes atteintes de **la maladie d'Alzheimer** ou de troubles apparentés, recherche un ou une secrétaire d'accueil/secrétaire des familles.

Une expérience en EHPAD serait un plus.

Vous travaillerez du mardi au samedi.

Vos tâches seront les suivantes:
**Accueil physique des usagers **(Résidents, Fournisseurs, Prestataires, Visiteurs ).

**Accueil téléphonique**

Tenue des chronos de réception et d’expédition

Ouverture du courrier, préparation de sa distribution, selon des critères préalablement définis, dans un parapheur et transmission au directeur pour information.

Transmission du courrier aux personnes concernées, après apposition du visa du directeur, envoi des documents au Siège,

Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers à la demande de la direction, du médecin coordonnateur, de l’infirmière coordinatrice ou de la responsable hygiène et qualité.

Dépôt et récupération de courrier le cas échéant au bureau de poste

Suivant les demandes des différents personnels, gestion des fournitures et matériels de bureau

Passation des commandes après accord de la direction

Réception et vérification des livraisons incombant au secrétariat

Vérification et renvoi des consommables usagés pour recyclage le cas échéant (imprimante centrale, fax,.)

Assurer le lien avec le prestataire de l’imprimante centrale

Renseignements par téléphone sur le projet d’établissement, les possibilités de prise en charge et, le cas échéant, prise de rendez-vous pour une visite dans la cadre de la commercialisation

Envoi des dossiers de demande d’admission,

Visite des familles dans le cadre de la commercialisation,

Assistance aux familles dans la procédure administrative relative l’admission (demande d’APA, APL, Tutelle )

Tenue des tableaux de suivi des demandes et des suites données (transmission hebdomadaire par mail au directeur, à L’ IDEC et à Madame GIRE)

Correspondante CAP RETRAITE, RETRAITE PLUS et autres partenaires

Tenue du carnet de rendez-vous des visites médicales de préadmission (L’IDEC doit en être informée au plus tard la veille de la visite, avant midi)

Constitution du dossier résident comprenant la mise à disposition du règlement de fonctionnement et du contrat de séjour personnalisés pour chaque nouveau résident.

Tenue du tableau d’occupation des chambres dans le dossier partagé et vérifications hebdomadaires

Saisie des données administratives et comptables concernant les résidents sur les logiciels dédiés (BL Résident, TITAN et tout autre en fonction de l’évolution des services informatiques)

Traduction logicielle des mouvements (entrée, sortie, hospitalisations des résidents)

Prise en charge du suivi client (accueil, facturations connexes, courrier)

Tenue du registre des entrées et sorties des résidents (admission, sortie définitive, hospitalisation) et du registre des décès.

Tenue du tableau des séjours temporaires

Suivi du règlement des factures établies par le siège

Information du siège en cas de difficultés de recouvrement (confer procédure)

Transmission au siège des données concernant les repas des familles (registre tenu par la secrétaire d’accueil)

Dépôt des chèques à la banque après prévenance du Directeur

Responsabilité physique de la gestion de la caisse

Tenir le journal de caisse. (A l’appui de toute opération, il doit exister une pièce justificative).

Effectuer chaque fin de mois un rapprochement entre le solde physique et le solde comptable

Faire viser, chaque fin de mois, par le Directeur le journal de caisse et l’état de récolement entre le solde physique et le solde comptable

Chaque fin de mois, transmettre au siège le journal de caisse et l’état de récolement.

Transmission quotidienne au responsable du prestataire des informations concernant le nombre de repas servis aux familles et au personnel.

Transmission au siège des données concernant les repas des familles (registre tenu par la secrétaire d’accueil)

Vérification et validation des mains courantes avant envoi pour paiement.

Type d'emploi : CDI

Rémunération : 1 938,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien

Programmation:

- Période de travail de 8 Heures
- Travail en journée

Formation:

- Baccalauréat / Niveau bac (Requis)

Expérience:

- secrétariat: 1 an (Requis)

Permis/certification:

- Permis B (Requis)

Disposition à l'égard des déplacements professionnels:

- 25 % (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel