1 Assistant(E) de Direction Générale

OE
- OE-cat-B

1 Assistant(e) de Direction Générale (H/F) Sur le grade de Rédacteur

Du 27.12.2024 au 26.01.2025

La Direction Générale Adjoint Attractivité du Territoire recherche

**1 Assistant(e) de Direction Générale (H/F)**

Sur le grade de Rédacteur (Réf. 5074)

**MISSIONS**

**Sous la responsabilité du Directeur Général Adjoint, vous assurez un rôle support en matière d’organisation, de gestion, de communication, d’accueil et de suivi des dossiers.**
- A ce titre, vos missions sont les suivantes : _

**Gestion administrative**:

- Vous **rappelez les informations importantes** et **assurez la transmission des messages**.
- Vous **recevez et transmettez les messages téléphoniques** et les courriers **mails**en qualifiant les sollicitations.
- Vous **anticipez et mettez à disposition tous les documents nécessaires** à la tenue des réunions quotidiennes du DGA.
- Vous **réceptionnez**,** relisez** (visa du DGA) et **enregistrez le courrier** reçu dans le logiciel ELISE et le répartissez.

**Organisation et planification**:

- Vous **organisez l’agenda** et** organisez les déplacements.**:

- Vous **élaborez les ordres du jour** et **respectez les délais** de transmission de documents avant réunion.
- Vous **participez ponctuellement aux réunions** et **rédigez des comptes rendus**.
- Vous **gérez la logistique** liée aux réunions, **réservez des salles**, **envoyez les convocations**, etc.
- Vous **vous assurez que les services mettent en œuvre les directives** dans les délais impartis.

**Mission d’accueil**:

- Vous **assurez un accueil physique** et téléphonique.
- Vous **renseignez les interlocuteurs** et relayez les informations auprès des services.
- Vous **adaptez votre discours** en fonction de votre interlocuteur et **gérez des situations conflictuelles**.

**Travaux de secrétariat**:

- Vous **rédigez**,** mettez en forme**et **envoyez tous types de courriers et documents**.
- Vous **réalisez la saisie de documents** dans le logiciel Posactes, **assurez un suivi des dossiers** de la DGA et vous **vérifiez leur complétude**.
- Vous **organisez le classement et l’archivage** des dossiers et courriers et **effectuez de la recherche de documentation**.

Par ailleurs, vous êtes **référent(e) des assistantes de direction de la DGA** en animant et contrôlant les actions. Enfin, vous avez un **rôle de correspondant RH** par la réalisation de convocations, la **transmission d’évaluations**, la réalisation et le **suivi des congés** dans le logiciel INCOVAR.

**CONDITIONS D’EXERCICE**

**Confidentialité/ Polyvalence des tâches /** **Disponibilité** **/ Travail en équipe**

**PROFIL ATTENDU**

Vous êtes titulaire à mínima d’un diplôme type **BAC**, de préférence d’un **BAC+2**. Vous disposez de connaissances dans les **procédures administratives** et êtes à l’aise avec les **outils informatiques**. Vous disposez de bonnes **techniques rédactionnelles** et avez un **bon niveau d’orthographe**. Avoir des notions en **finances publiques** et dans le **statut de la fonction publique territoriale** sera un avantage pour ce poste.

Justifier d’**expériences** en **assistanat de direction** est souhaité pour la prise de fonction. Une expérience en collectivité territoriale sur poste similaire ainsi qu’une maîtrise de l’anglais seront appréciées.

Vous appréciez le **travail en équipe**. **Rigoureux** et **réactif** dans votre quotidien, vous êtes **autonome** dans votre **gestion des priorités**. Vous disposez de bonnes **qualités relationnelles et rédactionnelles** et vous avez le **sens des responsabilités** et de l’**organisation**. **Résistant au stress**, vous opérez un devoir de **discrétion** et de **confidentialité**.

**Recrutement par voie statutaire (titulaires, lauréats de concours) ou à défaut par voie contractuelle**
- La communauté d'agglomération d'Amiens Métropole souhaite participer à l'effort national d'insertion_
- en milieu professionnel des personnes handicapées : cette offre est handi-accessible_

Pour tout renseignement, vous pouvez contacter le Chargé de Développement RH référent du dossier par téléphone au 03.22.97.41.82.