Office Manager

Fort de 100 000 salariés, 462 bureaux dans le monde et plus de 1500 collaborateurs en France, le groupe CBRE est le leader mondial du conseil en immobilier d’entreprise.

Global Workplace Solutions (GWS), filiale CBRE, est l’un des acteurs majeurs du Facility Management au niveau international, mais aussi en France. Nous travaillons pour des clients prestigieux et leur délivrons des prestations multi techniques et multi services afin d’assurer une gestion efficace et pérenne de leurs services généraux.

CBRE GWS France traite ainsi toutes les facettes de la gestion des installations, en utilisant un modèle mixte qui combine des services directs et des sous-traitants spécialisés.

Dans le cadre de notre croissance, nous recherchons un Office Manager H/F.

Les principales missions sont:

- Maintient l’apparence soignée de la zone d’accueil, des salles de réunion, et de l’ensemble des espaces communs.
- Aide à la planification et à la préparation des salles de réunion
- Organise l'équipement audiovisuel et son installation, en s'assurant que l'équipement est en bon état. Fournit une assistance de configuration de première ligne.
- Travaille en étroite collaboration avec le service communication pour des événements plus importants et coordonne les activités si nécessaire
- Coordonne la commande de nourriture pour des réunions clients ou évènements spéciaux et en assure le suivi de facturation.
- Accueille les nouveaux collaborateurs de CBRE et facilite leur intégration sur le lieu de travail (remise du package nouvel arrivant)
- Créé les badges d’accès et en assure le suivi
- Est l’ambassadeur de la culture d’entreprise et de notre plateforme numérique Host
- Déploie et suggère un programme d'expérience en milieu de travail : planification des événements et collecte des commentaires
- Effectue une ronde quotidienne dans tous les espaces de bureaux en veillant à ce que les zones soient maintenues conformément aux normes requises (approvisionnement papier, café, propreté)
- Commande et maintient des stocks de fournitures de bureau et d’autres articles d’usage courant tels que des fournitures de café, du papier d’imprimante
- Gère les livraisons et interventions de sous-traitant sur le site
- Est proactif sur la déclaration de demandes d’interventions lors de sa ronde quotidienne.
- Génère les demandes d’interventions au gestionnaire de l’immeuble
- Est l’interface des services délivrés dans l’immeuble (restaurant, accueil, )
- Est le référent du personnel prestataire gérant le courrier
- Passe les commandes et assure le suivi budgétaire
- Gestion de l’affichage dynamique interne
- Suivi des taux d’occupation dans les locaux en partenariat avec Infogrid et Host (en anglais)
- KPI courrier, occupancy et présentation mensuelle des suivis d’actions au DG
- Principal interlocuteur avec le gestionnaire de l’immeuble pour le suivi des interventions
- Collaboration avec Host sur les traductions de Template de l’anglais en français
- Gestion des problèmes techniques sur les copieurs et intervention de 1er niveau sur le matériel informatique
- Gestion des casiers
- Contrôle qualité mensuel avec le prestataire d’entretien

Profil Recherché:

- Expérience connexe de 2 ans minimum est préférable (réception, conciergerie, accueil, rôle de gestion ou service à la clientèle)
- Capacité démontrée à déployer et à maintenir une qualité de service élevée et constante
- Capacité à adopter et à utiliser la technologie
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale
- Attitude chaleureuse et engageante.
- Capacité d'évaluer les circonstances, de faire preuve d'empathie et d'offrir de l'aide.
- Maîtriser le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint )

Langues Anglais verbal, écrit

Type d'emploi : CDI

Salaire : 35 000,00€ à 38 000,00€ par an

Avantages:

- Épargne salariale
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT
- Titre-restaurant

Programmation:

- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Heures supplémentaires majorées

Lieu du poste : En présentiel