Secrétaire D'accueil

**Présentation de l'association**:
Notre association est située à Yutz. Nous rassemblons plus de 1 200 adhérents pour 100 heures d'animations chaque semaine sans compter les évènements

Un accueil des publics est organisé chaque jour de 9h à 12h et de 14h à 18h30.

**Nous cherchons une ou un secrétaire d'accueil, chaleureux et dynamique qui saura le premier visage pour accueillir, renseigner et inscrire tous les publics aux animations.**

L'accueil est organisé en collaboration avec l'assistante de direction. Vous serez également en contact avec de nombreux acteurs de l'animation pour assurer la bonne organisation des animations et du quotidien.

Vous intègrerez une équipe composée de 15 salariés dont 6 personnels permanents et d'une cinquantaine de bénévoles.

**Missions**:
Accueillir, renseigner, inscrire le public adhérent et non adhérent aux activités et aux évènements

Assurer la tenue du standard téléphonique (gestion de plusieurs lignes) et de la boîte mail de l'accueil

Enregistrer, traiter et classer les paiements par chèques, en espèces et en carte bleue, aux différentes activités

Recevoir et transmettre au bon interlocuteur les informations courantes

Assurer la protection des données des publics (RGPD)

Veiller au bon classement et à l’archivage des documents en tout genre

Tenir à jour, transmettre et suivre les listing des adhérents et participants aux activités en lien avec les animateurs

Tenir à jour, transmettre et suivre les bilans financiers des spectacles et autre stage ainsi que la billeterie

Participer à la rédaction de supports administratifs et financiers des manifestations (feuille de route, tableau d'inscription, fiche de spectacle...)

Collaborer avec les équipes mobilisées pour le suivi de l’organisation des manifestations

Participer à la préparation des centres et séjours tels que les ALSH et classes de neige (dossier d'inscription, autorisation parentale, fiche de transport etc)

Participer à la préparation des différentes instances : Bureau - CA - AG (logistique, supports administratif, dossier d’information )

Participer à la promotion des activités (suivi républicain lorrain, commande des affiches, distribution flyers etc)

Participer à l'accueil des publics pendant des manifestation (ex : festival de théâtre)

**Conditions**:
Type de contrat : CD2I (soit 4 semaines de coupure pendant les vacances scolaire : 1 semaine en octobre, février, avril et juillet - hors congés) Salaire fixe assuré chaque mois. (lissé)

Temps de travail moyen : 22h30 heures hebdomadaire de 14h à 18h30 du lundi au vendredi avec des périodes de plus hautes activités à la rentrée scolaire ou en juin (ex : septembre 2 semaines à 35h prévu au contrat)

Possible travail en soirée ou exceptionnellement en week-end pour des manifestations (juin principalement) avec repos compensateur

Congés : 5 semaines

Classification : indice 257 selon expérience

Convention Collective de l’Animation ECLAT n°3246 et IDCC 1518.

**Exemples de compétences attendues**:

- Discrétion impérative
- Fortes aptitudes relationnelles
- Travail d’équipe et utilisation d’outils collaboratifs
- Méthodologie de classement
- Méthodologie de suivi d'une caisse et utilisation d'un TPE
- Maitrise des outils informatiques et de la langue impérative
- Capacité d’écoute, d’analyse, de diplomatie
- Respect et rigueur
- Gestion du stress et capacité d’adaptation importante avec gestion des imprévus
- Autonomie et planification de ses tâches avec une bonne gestion des priorités
- Connaissances réglementaires en lien avec l’activité de l’association

**Conditions d’accès à l’emploi**:
Expérience exigée en lien avec l’offre d’emploi

Permis B et véhicule requis

**Contact**:
Poste à pourvoir pour le 25 août 2025

Lettre de motivation et C.V. à envoyer dès que possible par courrier ou par mail au secrétariat, adressés à Madame le Présidente

Type d'emploi : Temps partiel

Rémunération : à partir de 1 040,00€ par mois

Nombre d'heures : 14 à 18.5 par semaine

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 25/08/2025