Assistant Administratif de Département

L’environnement

**Qui sommes-nous ?** Nous sommes l'autorité organisatrice des mobilités en Île-de-France.

**Notre objectif**: construire les solutions de mobilité du quotidien pour mieux vivre l’Île-de-France

**Comment **:en mettant notre expertise et notre savoir-faire au service de l'organisation, du pilotage et du développement de la mobilité sur le territoire francilien.

Intégrer Ile-de-France Mobilités c’est rejoindre un établissement dynamique et porteur de sens avec plus de 9,4 millions de déplacements au quotidien, un collectif fédéré autour du service public. Ça vous parle ?

Nous recherchons notre futur « Assistant administratif de département »

Le poste

Sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe du département et de son adjointe, l’assistant(e) administratif(ve) aura la charge d’assurer la gestion administrative des conventions et d’assurer les fonctions d’assistanat de l’équipe constituant le département MPE.

Ses missions consistent plus particulièrement à:

- Organiser des réunions pour les managers et les collaborateurs de l’équipe,
- Gérer l’agenda de la cheffe de département et de son adjointe,
- Assurer les tâches administratives (production de documents, mise à jour, suivi etc.) nécessaires au bon fonctionnement du département dont la gestion électronique des documents correspondants,
- Traiter le courrier du département à l’arrivée et au départ,
- Mettre en forme des documents (courriers, notes, tableurs) produits par les collaborateurs de l’équipe,
- Rédiger des notes et bordereaux de transmission de documents,
- Piloter le suivi administratif des circuits de signature (manuscrit et électronique) des conventions de financement de la direction INFRA,
- Collaborer autant que nécessaire avec les autres assistantes de la direction INFRA et de l’établissement IDFM,
- Appuyer l’activité financière du département Elaborer des tableaux de bord et tableaux de synthèse,
- Assurer le classement et l’archivage (papier et numérique) de documents du département,
- Assurer l’accueil physique et téléphonique si nécessaire,
- Assurer certaines activités d’assistanat pour le directeur INFRA, en l’absence de son assistante (gestion du courrier, appui à la gestion de l’agenda).

Profil recherché

**Connaissances mobilisées**:

- Organiser,
- Gérer, anticiper, rédiger,
- Prendre des initiatives,
- Evaluer des informations,
- Communiquer à l’oral et à l’écrit,
- S’adapter au changement,
- Faire preuve de fiabilité,
- Rendre compte.

**Compétences requises**:

- Techniques de secrétariat,
- Maitrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
- La connaissance d’applicatifs métiers serait un plus (AR24, FAST, ASTRE),
- Classement et archivage,
- Capacité d'organisation
- Connaissance de structures publiques et de procédures administratives

**Expériences**:

- Expérience confirmée dans le secteur public sur des fonctions de gestion administrative et d’assistanat
- La connaissance du SI financier ASTRE serait un plus.
- Une appétence pour le secteur des transports serait appréciée.

**Ce que nous avons à vous offrir**:

- 25 congés annuels + 22 RTT (temps complet 39h)
- 2 jours de télétravail par semaine
- Parcours d’intégration et plan de formation dynamique
- Participation complémentaire santé / Prévoyance / Carte déjeuner Up (10€/jour)
- CSE attractif : activités sportives, actions culturelles, CESU, chèques vacances,Localisation centrale
- Paris 9
- Une attention particulière à la qualité de vie au travail (animations et plate-forme bien-être, conférences inspirantes, adhésion Gymlib, )

**En rejoignant Ile-de-France Mobilités**, vous faites partie d’une équipe solidaire alliant innovation et utilité publique dont la fierté est de se mobiliser autour de la modernisation des transports franciliens.

**Embarquez avec nous