Assistant(E) Manager Département Ps2

L’environnement

**Qui sommes-nous ?** Nous sommes l'autorité organisatrice des mobilités en Île-de-France.

**Notre objectif**: construire les solutions de mobilité du quotidien pour mieux vivre l’Île-de-France

**Comment **:en mettant notre expertise et notre savoir-faire au service de l'organisation, du pilotage et du développement de la mobilité sur le territoire francilien.

Intégrer Ile-de-France Mobilités c’est rejoindre un établissement dynamique et porteur de sens avec plus de 9,4 millions de déplacements au quotidien, un collectif fédéré autour du service public. Ça vous parle ?

Nous recherchons notre futur « Assistant(e) manager département PS2 »

Le poste

L’Assistant-e manager recueille et traite les informations nécessaires au bon fonctionnement quotidien de l’organisation du travail du manager et de son équipe.

A ce titre, il-elle assure:

- La bonne coordination des sollicitations internes ou externes dont l’accueil téléphonique et la prise en charge des lignes en cas d’absence de membres du service
- Le courrier du département :affecter le courrier sous un logiciel dédié
- Réaliser des tableaux de bord d’avancée de réponse au courrier
- Diffuser des courriers types et élaborer des listes de diffusion dans le cadre de procédures de notifications
- Les agendas : gestion de l'agenda du chef de département, gestion de l’agenda des chargés de projets
- Organisation des réunions avec les partenaires externes pour l’ensemble des agents
- La gestion des procédures : mise en circuit des documents et informations utiles à l’équipe (parapheurs )coordination des remontées des documents au Cabinet IDFM pour la bonne préparation des dossiers à soumettre au Conseil
- Impressions des documents à la préparation du Conseil
- Suivi administratif :archivage et numérisation des dossiers Conseil ou autres dossiers importants en fin de procédure
- L’approvisionnement en fournitures de bureau en lien avec les services logistique et informatique ,l’assistance aux chargés de projet sur la gestion administrative de certains dossiers
- L’intérim des assistantes d’autres départements durant leurs congés conformément à l’organisation des secrétariats de la Direction

Le-la titulaire du poste sera également le responsable de l’archivage électronique du département si nécessaire.

Profil recherché

**Connaissances mobilisées**:

- Techniques de secrétariat,
- Bonne connaissance des procédures administratives,
- Connaissance de l’environnement public,
- Connaissance des tableaux de bord, et outils de planification et de suivi,
- Classement et archivage,
- Connaissance des interlocuteurs internes et externes,
- Notions d’organisation et de gestion du temps.

**Compétences requises**:

- Organiser,
- Gérer,
- Anticiper,
- Évaluer des informations,
- Communiquer à l’oral et à l’écrit,
- S’adapter au changement,
- Faire preuve de fiabilité,
- Rendre compte,
- Faire preuve de réactivité,
- Garantir la confidentialité,
- Travailler en réseau.

**Expérience attendue**:

- Expérience sur des fonctions d’assistanat de managers intermédiaires ou petites équipes, de préférence dans le secteur public.
- Une appétence pour le secteur des transports serait appréciée.

**Ce que nous avons à vous offrir**:

- 25 congés annuels + 22 RTT (temps complet 39h)
- 2 jours de télétravail par semaine
- Parcours d’intégration et plan de formation dynamique
- Participation complémentaire santé / Prévoyance / Carte déjeuner Up (10€/jour)
- CSE attractif : activités sportives, actions culturelles, CESU, chèques vacances,Localisation centrale
- Paris 9
- Une attention particulière à la qualité de vie au travail (animations et plate-forme bien-être, conférences inspirantes, adhésion Gymlib, )

**En rejoignant Ile-de-France Mobilités**, vous faites partie d’une équipe solidaire alliant innovation et utilité publique dont la fierté est de se mobiliser autour de la modernisation des transports franciliens.

**Embarquez avec nous